Wat zijn externe financiële overzichten?

Bedrijven bereiden externe financiële overzichten voor om hun bedrijfsinformatie te rapporteren aan externe waarnemers, inclusief potentiële investeerders en geldverstrekkers. In veel gevallen verschillen de externe verklaringen van een bedrijf niet veel van de interne boekhouding; soms is het verschil aanzienlijk. Het gaat erom dat de externe documenten een volledig, nauwkeurig en gemakkelijk te begrijpen beeld geven van de financiële situatie van het bedrijf.

Extern versus intern

Als bedrijfseigenaar kunt u uw interne boekhouding vrijwel op elke manier afhandelen die voor u het beste werkt. Zolang het correct is en je het begrijpt en volgt, ga je gang. Als u bijvoorbeeld een winkel heeft, zou u kunnen denken dat u uw kasstroom beter kunt beheren door kasgeldberekening te gebruiken. Op die manier registreert u de inkomsten alleen wanneer u een contante betaling ontvangt, en registreert u uitgaven wanneer contant geld de deur uitgaat. Externe financiële overzichten moeten echter volgens een specifieke reeks regels worden opgesteld, zodat elke waarnemer met een basiskennis van bedrijfsboekhouding deze kan volgen. Dat betekent meestal het gebruik van accrual-based accounting. Bij deze verklaringen registreerde uw winkel inkomsten wanneer deze was verdiend, niet ontvangen en zou de kosten opnemen wanneer deze zich hadden voorgedaan, niet werden betaald.

Boekhoudprincipes

De regels die gelden voor de externe financiële overzichten van Amerikaanse bedrijven zijn gezamenlijk bekend als algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, of GAAP. De Amerikaanse overheid heeft een instantie voor financiële verslaggeving, de Financial Accounting Standards Board, aangewezen om deze regels vast te stellen en te beheren. Door bedrijven te verplichten te rapporteren volgens gemeenschappelijke normen, zorgt GAAP ervoor dat waarnemers een goed beeld krijgen van de financiën van een bedrijf zonder te veel details over de interne werking te kennen. Wanneer u bijvoorbeeld een potentiële zakenpartner of een andere investeerder vraagt ​​of wanneer u een bank benadert voor een lening voor kleine bedrijven, verwachten zij GAAP-conforme uitspraken te doen.

Belangrijke verklaringen

De algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving, evenals de Amerikaanse effectenwetgeving, voorzien in vier algemene financiële overzichten voor algemene doeleinden: de balans, de winst-en-verliesrekening, het kasstroomoverzicht en de vermogensmutatiemethode. De balans geeft een overzicht van alle activa van uw bedrijf en al haar verplichtingen (financiële verplichtingen), en identificeert het verschil tussen hen als het eigen vermogen van de onderneming. De resultatenrekening volgt de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf van haar kernactiviteiten, evenals de winsten en verliezen uit andere activiteiten. Het kasstroomoverzicht houdt bij hoeveel geld uw bedrijf binnenhaalt en hoeveel er uit gaat. Het eigen vermogenoverzicht vat samen hoe het totale "nettovermogen" van de onderneming - activa minus verplichtingen - zich vertaalt in de participatie van elke eigenaar.

Kleine bedrijven

De externe financiële overzichten van grote bedrijven zijn zeer gedetailleerd, met tientallen voetnoten en pagina's op pagina's met ondersteunende informatie. De uitspraken van uw bedrijf kunnen relatief eenvoudig zijn. In de balans van een kleine winkel kan bijvoorbeeld slechts een handvol activa staan ​​- bijvoorbeeld contant geld, inventaris, debiteuren en apparatuur - en enkele verplichtingen. Niettemin, de GAAP-regels zijn hetzelfde. Als uw externe verklaringen aanzienlijk verschillen van uw interne boekhouding, wees dan bereid om de verschillen aan beleggers, kredietverstrekkers of accountants uit te leggen. Hoe gecompliceerder de financiën van uw bedrijf worden, des te rendabeler kan het zijn om de interne boekhouding geheel of grotendeels in overeenstemming met GAAP af te handelen.

"Weinig GAAP"

De boekhoudsector heeft lang gedebatteerd over de vraag of de Financial Accounting Standards Board een afgeslankt pakket regels moet opstellen voor kleine bedrijven en niet-beursgenoteerde bedrijven. Vanaf medio 2012 blijft de zogenaamde "Little GAAP" slechts een voorstel. Zelfs onder een Little GAAP-systeem zouden de basisprincipes van externe financiële rapportage - accrual accounting, de general purpose statements - hetzelfde blijven. Het verschil zou liggen in details over zaken als transactie-informatie en waardemetingen.