Gebruik van bedrijfscreditcards voor een zelfstandige onderneming

Als zelfstandige ondernemer kunnen creditcards u extra flexibiliteit bieden bij het kopen van de benodigdheden die u nodig hebt om het bedrijf draaiende te houden. Maar hoewel creditcards echt gemak bieden, kunnen ze ook risico's opleveren. Wanneer u creditcards voor uw bedrijf gebruikt, moet u goed op uw uitgaven letten om ervoor te zorgen dat het gemak van het gebruik van plastic de winstgevendheid of cashflowbehoeften van uw bedrijf niet verstoort.

1.

Bepaal van tevoren welke tijd uw eventuele medewerkers toegang hebben tot de creditcard van uw bedrijf. Beperk de toegang van bedrijfscreditcards tot vertrouwde werknemers met een legitieme behoefte aan die kaarten. Uw topverkoper heeft bijvoorbeeld een bedrijfscreditcard nodig bij het ontvangen van een topverzoek, terwijl uw inkoopmanager mogelijk de flexibiliteit moet hebben om kantoorbenodigdheden met een creditcard te kopen.

2.

Vereisen dat elke medewerker aan wie een creditcard wordt verleend een overeenkomst ondertekent waarin staat dat deze uiteindelijk verantwoordelijk is voor de kosten die op de kaart worden gemaakt. De overeenkomst moet duidelijk aangeven dat de creditcard alleen voor legitieme zakelijke doeleinden moet worden gebruikt.

3.

Vraag elke houder van een bedrijfscreditcard om bij elke aankoop een ontvangstbewijs in te leveren. Dit maakt het makkelijker om uitspraken aan het eind van elke maand te verzoenen. Bewaar kopieën van de bonnetjes in een aparte map en gebruik deze om het saldo op elke kaart te vergelijken met een lijst met geautoriseerde aankopen.

4.

Meld u aan voor online toegang tot uw zelfstandige zakelijke bankrekening en controleer de nieuwe kosten minstens één keer per week. Controleer de nieuwe kosten en controleer deze met de lijst met ontvangsten van uw aankopen en die van uw werknemers.

5.

Betaal het saldo op uw creditcards meteen zodra ze aankomen. Gebruik uw zakelijke betaalrekening om de betalingen uit te voeren. Door uw persoonlijke en zakelijke uitgaven duidelijk gescheiden te houden, wordt alles, van bedrijfsplanning tot belastingaangifte eenvoudiger.

Dingen nodig

• Kredietkaart
• Creditcardafschriften
• Receipts