Moeten alle werkgevers een W-2 indienen?

Wanneer een eigenaar van een klein bedrijf een eenmanszaak heeft, zijn de wettelijke vereisten met betrekking tot belastingheffing relatief eenvoudig. Wanneer de eigenaar werknemers in dienst neemt, worden regels veel gecompliceerder. Niet alleen hebben bedrijven een werkgever-ID-nummer nodig voor belastingen, maar ze moeten ook bronbelasting heffen namens hun werknemers. Dit vereist vaak IRS (Internal Revenue Service) -formulier W-2, een van de meest voorkomende belastingdocumenten. Een W-2 is echter niet universeel vereist en kan afhankelijk zijn van omstandigheden.

W-2-formulieren

Een W-2-formulier staat bekend als loon- en belastingoverzicht. De officiële versie is een formulier in zes delen op één pagina, met identieke secties voor partijen zoals de werkgever en de werknemer. Het formulier laat zien hoeveel het bedrijf de werknemer heeft betaald en hoeveel geld werd ingehouden voor belastingen zoals sociale zekerheid en Medicare. Het bedrijf moet dit formulier indienen en de benodigde exemplaren naar werknemers sturen.

Toepassingen

Over het algemeen moet de W-2 worden gebruikt als de werkgever werknemers heeft en een loon betaalt. Elke werknemer die als werknemer werkt (in plaats van een aannemer, bijvoorbeeld), moet formulier W-2 ontvangen, ongeacht hoeveel of hoe weinig hij werkt of hoe hij wordt betaald, bijvoorbeeld door middel van salaris, lonen of bonussen. De W-2 is het enige primaire document dat zowel het sofinummer als de Medicare-lonen voor een belastingjaar bevat.

Uitzonderingen

Er bestaan ​​enkele uitzonderingen. De sleutel is hoe een werknemer wordt gedefinieerd. Er zijn zeer specifieke regels die bepalen wie voor een bedrijf werkt op een part-time basis via een contractregeling en iemand die daadwerkelijk een werknemer is, maar er worden verschillende richtlijnen gebruikt. Als een bedrijf niet goed controleert hoe, waar of wanneer een werknemer taken voltooit, kan hij als een aannemer worden beschouwd en is hij verantwoordelijk voor zijn eigen belastingbetalingen. In dit geval wordt geen W-2s gebruikt.

1099s

Als een W-2-formulier niet wordt gebruikt, is het alternatieve formulier een 1099-document, ook wel Independent Independent Contractors-document genoemd. Dit omvat veel van dezelfde informatie als een W-2, maar toont geen bronbelasting, aangezien aannemers niet zijn onderworpen aan inhouding.