De nadelen van het gebruik van boekhoudsoftware

Bijna elk artikel of verslag dat u vandaag leest, gaat over de voordelen en soms de noodzaak van bedrijfseigenaars om technologie in elk aspect van hun bedrijf te integreren. Maar een boekhoudsoftwarepakket is niet per se het beste idee voor elk klein bedrijf. Als u als zelfstandige werkt of een kleine onderneming hebt, moet u rekening houden met het nadeel van boekhoudsoftware en voordelen.

Kosten

Hoewel sommige boekhoudpakketten voor kleine bedrijven redelijk geprijsd zijn, zijn de kosten van de software niet de enige kosten van het gebruik van de software. Boekhoudsoftware vereist minimumnormen voor computergebruik met betrekking tot RAM, processorsnelheid en geheugen van de harde schijf. Het maken van een back-up van uw boekhoudgegevens kan ook meer opslagruimte vereisen dan een Excel-spreadsheet, dat gemakkelijk naar een flashstation kan worden gekopieerd. Technische ondersteuning voor de software kan extra kosten met zich meebrengen en u kunt jaarlijkse licentiekosten oplopen om upgrades te ontvangen. Als u niet bekwaam bent in het installeren van software of het opzetten van een boekhouding, kunt u ook de kosten van het inhuren van een consultant oplopen om deze taken voor u uit te voeren.

moeilijkheid

Sommige boekhoudsoftwarepakketten zijn speciaal ontworpen voor niet-accountants, maar u zult nog steeds een leercurve ervaren bij het converteren naar een softwarepakket. Als u nog nooit eerder boekhoudsoftware hebt gebruikt, kan het moeilijker zijn om de boekhoudkundige voorwaarden, lay-outs en het bepalen van een juiste set-up te leren, dan de voordelen van het gebruik van de software. Het runnen van uw eigen bedrijf komt al met voldoende stress en ergernis. Je moet de stress van het leren van boekhoudsoftware niet toevoegen aan de mix, tenzij het absoluut noodzakelijk is of de voordelen van het gebruik van de software opwegen tegen de verliezen.

Tijd

Verwerkingskosten en facturen in boekhoudsoftware zullen meestal meer tijd kosten dan alleen het loggen van de kosten op een grootboekpad of spreadsheet-software en het maken van handgeschreven facturen of op spreadsheets gebaseerde facturen. Als het gebruik van de computer geen groot deel van uw dagelijkse routine uitmaakt, kan de tijd die nodig is om de dagelijkse basisgegevens te verwerken, opwegen tegen het eventuele voordeel van de software.

Onderhoud

Het bijhouden van boekhoudsoftware omvat niet alleen het uitvoeren van upgrades naar het boekhoudsoftwarepakket, maar ook het onderhouden en upgraden van alle benodigde apparatuur om de boekhoudsoftware te gebruiken, omdat voor nieuwe versies een geüpgraded apparaat vereist kan zijn. Die apparatuur omvat vaak uw pc of laptop, monitor, printer, internetverbinding en modem, back-upschijf en besturingssysteem. Als u niet de tijd en het geld wilt spenderen om uw apparatuur in overeenstemming te houden met de boekhoudsoftware, kunt u het beste bij spreadsheet- of grootboekadministratie blijven.