Hoe zijn W-9 en 1099-Misc gerelateerd?

Eigenaren van kleine bedrijven maken of ontvangen vaak betalingen die moeten worden gemeld aan de Internal Revenue Service. Veel van deze betalingen worden gerapporteerd met behulp van formulier 1099-MISC. Om dit formulier in te vullen, moet de betaler het identiteitsnummer van de belastingplichtige van de ontvanger kennen, die kan worden verkregen met een W-9-formulier.

1099-MISC

De "MISC" in 1099-MISC staat voor divers inkomen. Dit formulier wordt gebruikt om allerlei soorten betalingen door een bedrijf te melden, zoals huur, royalty's, betalingen voor diensten, compensatie voor niet-werkgevers, medische betalingen, prijzen en opbrengst van de vissersboot. Over het algemeen moet een bedrijf een 1099-MISC uitgeven wanneer de betalingen aan een persoon of organisatie meer dan $ 600 per jaar bedragen, of $ 10 in het geval van royalty's en een paar andere dingen. Betalingen aan freelance en contractmedewerkers worden vaak gemeld met behulp van een 1099-MISC, dus een klein bedrijfspersoon kan dit formulier zowel verzenden als ontvangen.

Vereisten voor archivering

Wanneer een 1099-MISC vereist is, moet het bedrijf dat de betalingen heeft gedaan een kopie van het formulier bij de IRS indienen en een kopie sturen naar de ontvanger van de betalingen. Het formulier vereist dat de betaler informatie verstrekt over het type en het bedrag van de betalingen, de naam en het adres van de betaler, de naam en het adres van de ontvanger en de federale belastingidentificatienummers van zowel de betaler als de ontvanger. Het is deze laatste vereiste die IRS-formulier W-9 in de vergelijking brengt.

Formulier W-9

Formulier W-9 is in wezen een formeel verzoek aan een persoon of organisatie om het identificatienummer van de belastingplichtige te verstrekken - een sofinummer of een identificatienummer van de werkgever. Dit is een formulier voor gebruik tussen partijen; het is niet ingediend bij de IRS. U stuurt een lege W-9 naar een ontvanger van de betaling en de ontvanger vult deze in en stuurt deze naar u terug. Of een betaler kan er een naar u toesturen en u geeft hem terug. Een voordeel van het gebruik van het formulier in plaats van simpelweg om een ​​cijfer vragen, is dat het bewust indienen van een W-9 met onjuiste informatie beschouwd wordt als meineed. Als valse informatie uiteindelijk aan de IRS wordt gerapporteerd vanwege die W-9, kan de persoon die deze heeft ingevuld worden vervolgd.

Back-up achterhouden

Als de ontvanger van betalingen weigert een belastingbetaler-identificatienummer te verstrekken door formulier W-9 in te vullen, kan die ontvanger nog steeds betalingen ontvangen en een 1099-MISC krijgen. De betaler moet echter 28 procent van het geld achterhouden voor federale belastingen. Dit staat bekend als 'back-up bronzin'. Betalingen op een 1099-MISC zijn belastbaar inkomen en back-up-inhouding zorgt ervoor dat belastingen worden betaald, zelfs als de IRS niet kan vastleggen wie ze precies verschuldigd is omdat er geen ID-nummer aan de betalingen is gekoppeld. Het ingehouden bedrag verschijnt in vak 4 van de 1099-MISC. De W-9 bevat een verklaring dat het individu of de organisatie die de gegevens invult, is vrijgesteld van bronbelasting. Vul een W-9 in en er is geen achterhouden.