Hoe kan ik effectief vergadermomenten nemen?

De notulen van de vergadering worden gebruikt om de aanwezigen te herinneren aan de belangrijke beslissingen, tijdschema's, projecten, ideeën en andere informatie die tijdens de vergadering zijn verstrekt. Wanneer u notulen neemt, luister aandachtig naar elke deelnemer en noteer ideeën, beslissingen of belangrijke punten die worden aangeboden. Maak van tevoren een sjabloon voor notulen van vergaderingen om geordende opmerkingen over elk behandeld onderwerp te maken. Stel vragen om verwarrende problemen tijdens en na de vergadering op te helderen. Stel uw aantekeningen samen in officiële notulen, terwijl de vergadering nog vers in uw geheugen zit.

1.

Compileer achtergrondinformatie vóór de vergadering om vergaderonderwerpen beter te begrijpen. Vraag vooraf naar kopieën van diavoorstellingen, hand-outs en ander materiaal van sprekers. Maak een lijst van deelnemers aan de vergadering of geef een presentielijst rond tijdens de vergadering, zodat u de namen kunt opnemen in de officiële notulen van de vergadering.

2.

Maak een vergaderingssjabloon met ruimte voor de tijd en datum van de vergadering, het doel, de namen van de facilitators en de duur van de vergadering. Vul deze informatie in vóór het begin van de vergadering. Ook ziek tijdens de duur van de vergadering aan het eind. Maak een lijst van elk discussieonderwerp en zorg voor voldoende ruimte om aantekeningen te maken. Nummer sjabloonpagina's om verwarring te voorkomen bij het maken van officiële vergadermomenten. Maak vergaderingssjablonen op papier of in een elektronisch tekstverwerkingsdocument als u aantekeningen maakt met een laptop.

3.

Luister aandachtig tijdens de vergadering. Leg informatie over elk onderwerp vast in het overeenkomstige gedeelte van uw sjabloon. Neem alleen relevante informatie op, inclusief suggesties, klachten en resoluties, samen met de namen van degenen die actief betrokken zijn bij het gesprek. Neem belangrijke punten op die tijdens een presentatie zijn gemaakt. Registreer nieuwe taken, ideeën voor productontwikkeling, tijdschema's voor het voltooien van het project en vermeld alle belangrijke beslissingen die zijn genomen.

4.

Controleer uw aantekeningen snel voordat de vergadering wordt onderbroken. Stel onmiddellijk follow-upvragen terwijl degenen die de vergadering bijwonen nog steeds beschikbaar zijn om eventuele vragen te verduidelijken.

5.

Maak een lijst met officiële notulen van de vergadering met behulp van de notities en presentatiemateriaal die tijdens de vergadering zijn verzameld, zo snel mogelijk. Controleer de notulen van een vergadering met een andere deelnemer of facilitator om te bepalen of de informatie juist en volledig is. Verspreid officiële vergadernotulen aan degenen die de vergadering hebben bijgewoond.

Dingen nodig

• Vergader sjabloon
• Presentatiematerialen
• Opname apparaat

Tip

• Gebruik een opnameapparaat tijdens lange presentaties of vergaderingen met meerdere luidsprekers om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie wordt opgenomen in notulen van vergaderingen, samen met de namen van de aanwezigen.

Waarschuwing

• Neem niet actief deel aan de vergadering als u notities maakt. Deelnemen aan de vergadering vermindert uw vermogen om te luisteren en effectieve notities te maken.