De uitdagingen van zakelijke e-mailcommunicatie

Business managers communiceren vandaag regelmatig via e-mail met hun werknemers, klanten en andere belanghebbenden. Hoewel e-mailcommunicatie snel is en gemakkelijk vanaf een pc, telefoon of ander mobiel apparaat kan worden verzonden, weigeren managers e-mail voor uitdagingen die het medium stelt in grote en kleine bedrijven.

Bijwerkingen

Het verzenden van een e-mailbericht is niet hetzelfde als een verzegelde envelop verzenden via de post. Communicatie op papier zal veel minder waarschijnlijk worden gelezen door iemand voor wie het bericht niet is bedoeld. Dit is niet waar met e-mail, die door de ontvanger kan worden doorgestuurd naar wie hij maar kiest. De uitdaging voor elke zakelijke persoon is om helder na te denken over de inhoud van het e-mailbericht dat hij op het punt staat te verzenden en de onbedoelde gevolgen van het eindigen van de informatie in de verkeerde in-box.

Tijdsspanne

Soms raakt een e-mail verstopt in het "systeem" en wordt het niet uren of soms zelfs dagen na het verzenden afgeleverd. Je verwacht bijna onmiddellijke levering, maar dat is niet altijd het geval. Nauwkeurige datum- en tijdstempeling kan een deel van dit probleem verlichten. Maar het is ook belangrijk om te overwegen in welke tijdzone de mailserver zich bevindt en hoe idiot-proof het verzendmechanisme is.

overwegingen

E-mail is ontworpen om de communicatie te verbeteren door het sneller en meer to the point te maken. Maar het afdrukken van e-mailberichten op de bedrijfsprinter verslaat dit doel. Het 'papierloze' kantoor is nog ver weg als te veel werknemers aandringen op het bijhouden van papieren dossiers van alle e-mailberichten die ze verzenden of ontvangen.

Waarschuwing

Email heeft het gemakkelijk gemaakt om lui te zijn. Hoewel er duidelijke efficiëntieverbeteringen kunnen worden behaald door e-mail te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat uw verkoopteam e-mail niet als een kruk gebruikt. Er gaat niets boven een warme persoonlijke ontmoeting om een ​​verkoop te sluiten of een aantrekkelijke pitch te maken voor een potentiële klant.

Expert Insight

Net zoals verkoopmedewerkers persoonlijk voor klanten moeten staan, moeten managers ook persoonlijk contact hebben met werknemers, zegt Shawn Smith van Next Level Consulting, een in New York gevestigde consultant voor groeiende bedrijven. Het is te gemakkelijk voor managers om in gesloten kantoren te zitten en medewerkers te e-mailen zonder één voor één met hen te praten. Zelfs de meest beknopte e-mailcommunicatie moet door sommige werknemers worden verduidelijkt.