Wat omvatten de essentiële zakelijke briefelementen?

Een zakelijke brief communiceert respect en vitale informatie naar een of meerdere lezers. Het opnemen van alle essentiële elementen van een zakelijke brief zorgt voor volledige, nauwkeurige communicatie met de lezer, toont uw respect voor zijn tijd en trekt zijn interesse aan. Zakelijke brieven kunnen contractinformatie, antwoorden op vragen en uitleg bevatten voor complexe kwesties die het best zijn toegewijd om te schrijven voor toekomstig gebruik.

Richting en adressen

In de kop van een zakelijke brief staat het adres waarnaar de ontvanger moet antwoorden. Volgens de Writing @ CSU-website aan de Colorado State University, moet u uw naam of bedrijfsnaam niet vermelden in de kop met het adres. Geef adres-ID's op, zoals 'Straat'. Voeg een lege regel toe onder uw adres; volg dat met de datum waarop je de brief hebt geschreven. Voeg na de datum nog een lege regel in en volg die met de naam en het adres van de ontvanger, waarbij dezelfde spellingsregels worden toegepast voor adres-id's die u gebruikte voor het retouradres.

Begroeting

Introduceer de hoofdtekst van uw zakelijke brief met een begroeting. Begin een aanhef met "Geachte" gevolgd door de titel en achternaam van de ontvanger, in de meeste gevallen. Gebruik een generieke begroeting, zoals 'Beste bewoner', als u de naam van de geadresseerde niet weet, wordt Writing @ CSU aanbevolen. U kunt de brief ook naar een toepasselijke afdeling sturen door bijvoorbeeld 'Let op: personeelszaken' te schrijven.

Lichaam

De tekst in de hoofdtekst van een zakelijke brief is enkele regelafstand; als de letter kort is, kan de tekst dubbele regelafstand hebben. Aparte alinea's en de eerste regel na de aanhef met een lege regel.

Sluitend

Het sluiten gebeurt op twee regels onder de laatste regel van het lichaam van de letter. Sluit af met "Oprecht" of "Met vriendelijke groet" om de formele toon van de brief te evenaren. Druk lang genoeg uw volledige naam op de pagina af om ruimte te maken voor uw handtekening.

Zakelijke Letter Content

Hoewel alle vormen van moderne zakelijke communicatie kunnen worden gearchiveerd, opgeslagen en opgehaald, vereisen zakelijke brieven geen machts- of telecommunicatiehulpmiddelen; ze zijn eenvoudig te archiveren voor snel ophalen en klaar voor gebruik. Stuur zakelijke brieven in gevallen waarin e-mail, fax of verbale communicatie ongepast of onvoldoende zijn, zoals contracten, interne zakelijke communicatie, verzamelbrieven en letters van kredietbrieven, volgens de website WritingHelp-Central. Stuur tijdgevoelige zakelijke brieven, zoals betalingsverzoeken, per aangetekende of aangetekende brief om de ontvangst te verifiëren.