Manieren om te communiceren met ouders en personeel van een kinderdagverblijf

Effectieve communicatie is van vitaal belang voor het succes van een dagopvangcentrum. Dit omvat niet alleen het werken met de kinderen, maar ook de beheerders van het centrum die regelmatig en duidelijk communiceren met hun medewerkers en met de ouders van de kinderen die in het centrum zijn ingeschreven. Goede communicatie kan misvattingen en niet-overeenkomende verwachtingen voorkomen, een betere samenwerking aanmoedigen en een teambenadering van de zorg voor de kinderen bevorderen. Dagverzorgers moeten een combinatie van geschreven, verbale en elektronische middelen gebruiken om te communiceren met zowel ouders als personeel.

Handboeken

Een belangrijke vorm van communicatie voor veel succesvolle kinderdagverblijven is het handboek. Uw centrum moet zowel een ouderhandboek als een handboek voor het personeel ontwikkelen en aanbieden. Beide moeten de missieverklaring en de bedrijfsfilosofie van het centrum bevatten, kopieën van alle relevante beleidsmaatregelen, dagen en tijden van bediening, hoe om te gaan met ziekte of afwezigheid en contactgegevens. Handboeken voor ouders moeten ook informatie bevatten over inschrijving, betaling, verantwoordelijkheden van ouders en wat kinderen mogen meenemen naar school. De handboeken voor medewerkers moeten de juiste manier bevatten om discipline- of gedragsproblemen aan te pakken, geaccepteerde methoden voor interactie met ouders en beloningsschema's, samen met doelstellingen voor personeelsprestaties en gedragsbeleid.

Elektronische communicatie

Elektronische communicatie is vaak de meest geschikte manier om op elk gewenst moment personeel te bereiken na uren of drukke ouders. Als u van plan bent om e-mail te gebruiken als een standaardmiddel voor communicatie met ouders en personeel, zorg er dan voor dat iedereen hiervan op de hoogte is en weet hun e-mail routinematig te controleren op communicatie vanuit het centrum. Houd een actuele lijst met e-mailadressen van thuis voor al uw medewerkers en zowel thuis- als werk-e-mailadressen voor de ouders en voogden van de kinderen in het centrum. Stel daarnaast een website voor het centrum op en maak dit bekend aan het personeel en de ouders. Afhankelijk van je klantenkring, kun je ook overwegen om een ​​aanwezigheid te vestigen op een sociale netwerksite, maar zorg er wel voor dat je alle nodige voorzorgsmaatregelen neemt zodat de namen of foto's van kinderen niet worden vrijgegeven.

vergaderingen

Vergaderingen houden met uw personeel is een gebruikelijke manier om te zorgen voor regelmatige communicatie. De meest effectieve vergaderingen zullen een beknopte agenda volgen en zorgen ervoor dat zowel de communicatie door de beheerder als de medewerkers hun zorgen delen. Bespreek nieuwe problemen, los eventuele problemen op en informeer medewerkers over aankomende evenementen. Centra kunnen ook proberen om occasionele ouderbijeenkomsten te hosten, maar het is moeilijk om met de verschillende schema's van de ouders te werken om een ​​zinvol aantal van hen tegelijkertijd te laten deelnemen. In plaats daarvan organiseer je op een vrijdagmiddag of op een avond tijdens de week een open huis in combinatie met een korte ouderbijeenkomst. Overweeg een Parent-Staff Advisory Committee op te zetten - deze groep zou regelmatig bijeenkomen om centrumoperaties te bespreken, informatie te delen, beide groepen de mogelijkheid te bieden om zorgen kenbaar te maken, en helpen met het plannen en uitvoeren van speciale evenementen voor de kinderen en het personeel.

Andere communicatiemethoden

Voor speciale evenementen, excursies of dringende meldingen kunt u gedrukt materiaal naar huis sturen. Geef dit rechtstreeks aan de ouder om ervoor te zorgen dat ze het ziet, in plaats van een jonger kind te vertrouwen om het te onthouden of het in een luiertas te begraven. Stel een beveiligd vak in, zodat ouders hun betalingen na sluitingstijd kunnen inleveren. Plaats opvallende posters op prominente plekken in het centrum om informatie over aankomende speciale evenementen of uitstapjes te delen en om ouders te herinneren aan vakantiesluitingen of tijdelijke veranderingen in de openingstijden van het centrum. Stuur dagelijkse of wekelijkse rapporten naar huis met baby- en peuterouders die de dag van het kind beschrijven, zodat ouders weten of het kind een dutje deed, buiten speelde en zijn maaltijden at. Ouders moeten ook communiceren met het centrumpersoneel over eventuele problemen of ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het gedrag van het kind - tandjes krijgen, zindelijkheidstraining, een afwezige ouder of een nieuw broertje of zusje vallen allemaal in deze categorie.