Effectieve e-mail communicatie

Een effectieve e-mail produceert het resultaat dat door de schrijver is bedoeld. Als het bericht bijvoorbeeld een verzoek om informatie is tegen een bepaalde datum, begrijpt de ontvanger dit. Een effectieve e-mail geeft de ontvanger een duidelijk beeld van de intentie van de afzender. Slecht geschreven e-mail kan daarentegen voor verwarring zorgen en een slechte mening van de afzender vormen. Bedrijven van elke omvang kunnen een aanvaardbare norm voor geschreven communicatie, inclusief e-mail, bereiken door interne instructies te geven over schrijven van bedrijven en het gebruik van een stijlhandleiding verplicht te stellen.

E-mailstandaarden

Het schrijven in e-mails moet duidelijk, beknopt en grammaticaal correct zijn. Slechte grammatica, spelfouten en onjuiste zinsstructuur kunnen de lezer afleiden. Schrijvers moeten proberen om direct, informatief en oplossingsgericht te zijn. Korte, beknopte e-mails zijn leesvriendelijk en slagen er normaal gesproken in om de boodschap over te brengen. De ideale berichtgrootte kan twee of drie alinea's van niet meer dan vijf regels zijn. De schrijver moet het doel van de e-mail aan het begin van het bericht vermelden en aan het einde de gewenste uitkomst geven, zoals de vervaldatum voor een reactie.

De onderwerpregel

Zie de onderwerpregel als de kop van een krantenartikel of tijdschriftartikel. Het moet krachtig zijn, aandacht krijgen en precies gerelateerd zijn aan de inhoud of het doel van de e-mail. Een goede onderwerpregel trekt de aandacht van de ontvanger en zorgt ervoor dat hij de e-mail opent en leest. Zakelijke e-mails moeten concurreren met veel andere berichten in de inbox van het bedrijf. Vage onderwerpregels kunnen ertoe leiden dat een belangrijk e-mailadres wordt weggegooid of over het hoofd wordt gezien. Dat kan resulteren in een vertraagde verzending of een teleurgestelde klant. Het kan effectief zijn om een ​​vervaldatum in de onderwerpregel te herhalen.

Inhoud

Aanhalingen dienen zoveel mogelijk gepersonaliseerd te worden. Als het niet mogelijk is om de naam van een ontvanger te vinden, moet de e-mail op zijn minst worden geadresseerd aan een afdeling. Een e-mail zonder de naam van een ontvanger kan ongelezen wegkwijnen. Er mag niet meer dan één onderwerp per e-mail zijn. Als een medewerker aan één afdeling of persoon communiceert over drie afzonderlijke onderwerpen, moet ze drie e-mails sturen. Op die manier blijft elke onderwerpregel logisch in latere e-mails en antwoorden. Het gebruik van hoofdletters of vetgedrukte letters voor de nadruk moet worden geminimaliseerd. Deze praktijk kan vervelend zijn voor ontvangers die niet voor zulke visuele aanwijzingen zorgen. Het kenmerkende blok zakelijke e-mails moet volledige contactgegevens bevatten.

Stijlhandboek

Een manier om e-mailproblemen op het werk tot een minimum te beperken, is om een ​​stijlhandleiding te maken die werknemers informeert over de juiste manier om elektronisch te communiceren. In het begin kon het bedrijf medewerkers adviseren om te verwijzen naar een van de handleidingen die verkrijgbaar zijn in de boekhandel. Het bedrijf zou bepaalde manieren kunnen gebruiken om e-mailcommunicatie uit het boek en uit andere bronnen te voeren. Uiteindelijk zou er voldoende informatie beschikbaar zijn die het bedrijf zou kunnen samenstellen in zijn eigen e-mailhandboek.