Veterinaire kantoorprocedures

Dierenartsen zijn sterk afhankelijk van hun kantoorpersoneel om ervoor te zorgen dat hun praktijken soepel verlopen. Volgens het "Canadian Veterinary Journal" moet het kantoor van een dierenarts een goedlopende, dier- en mensvriendelijke plek zijn waar de arts zich kan concentreren op de gezondheid van haar patiënten zonder zich te bekommeren om andere zaken. Veterinaire kantoorprocedures omvatten al het administratieve en schoonmaakwerkzaamheden vanaf het inchecken tot het uitchecken.

Dierbeheer

De primaire zorg van allen die in een veterinair kantoor worden tewerkgesteld, is het beheer van de dieren. Kantoormedewerkers moeten dieren en hun eigenaren op een warme en rustige manier begroeten. De zakelijke website van DVM 360 zegt dat het belangrijk is voor het personeel van het kantoor om banden aan te knopen met de dieren en eigenaren. Dit helpt om gestreste huisdieren en hun meesters te kalmeren. Stel overzichtelijke incheckprocedures in waarin de benodigde informatie wordt verzameld en de eigenaren een geschatte wachttijd krijgen. Het incheckgedeelte moet een bord hebben dat aangeeft dat alle dieren moeten worden vastgehouden of aangelijnd. De officemanager moet eigenaren wijzen op waar ze in de wachtruimte moeten zitten. Dit is vooral belangrijk om dieren gescheiden van elkaar te houden.

Administratieve taken

De procedures voor het afhandelen van administratieve taken in een dierenartskantoor moeten worden gevolgd. Volgens DiplomaGuide.com moet de officemanager verantwoordelijk zijn voor facturatie en registratie. Elke dierpatiënt moet een individueel bestand hebben waarin informatie zoals geboortedatum, gezondheidsbezoeken, immunisaties en chronische aandoeningen worden bewaard. Het kantoorpersoneel moet ook omgaan met gelden en de salarisadministratie voor het gehele personeel voorbereiden. Dagelijkse taken omvatten het plannen van initiële afspraken en follow-ups.

schoonmaak

Het dierenartskantoor moet schoon worden gehouden om patiënten en hun eigenaars effectief te kunnen dienen. Het College of Veterinary Medicine van de Oregon State University raadt aan om handschoenen te dragen en een desinfecterende reiniger te gebruiken voor goede hygiënische praktijken. Dit moet een dagelijkse afname van loketten en andere oppervlakken met kiemdodende reinigingsmiddelen en heet water omvatten. Eventuele ongevallen met huisdieren moeten onmiddellijk worden behandeld. Het personeel zou ook een afsluiting van de dagprocedure moeten hebben waarin alle vuilnis wordt geleegd, toiletten worden schoongemaakt, tijdschriften en andere items worden georganiseerd en vloer dweilen met een desinfecterende oplossing. Alle patiëntenkamers moeten worden bezocht, evenals de wachtruimte.

afzet

Een deel van het kantoorleven in de veterinaire sector is net als alle andere kleine bedrijven betrokken bij marketing. Het kantoor kan een procedure hebben waarbij ze huidige klanten een stimulans bieden om nieuwe klanten te verwijzen, bijvoorbeeld 25 procent korting op hun volgende dierenartsrekening. Het veterinaire kantoor zou ook procedures moeten hebben voor het regelmatig verspreiden van flyers die reclame maken voor het kantoor, een website die gewijd is aan de praktijk en een direct mailcampagne om meer zaken te genereren. De DVM 360-bedrijfswebsite raadt aan al uw marketinginspanningen te koppelen aan een herkenbare naamsbekendheid van uw bedrijf.