Hoe een zakelijk reisbeleid te schrijven

Een doordacht reisbeleid voor bedrijven beschermt uw werknemers wanneer zij reizen, vermindert uw reiskosten voor kleine bedrijven en beperkt uw wettelijke aansprakelijkheid. Ontwikkel een reisbeleid dat begint met het boeken van een reis en eindigt met het papierwerk dat uw personeel registreert nadat ze zijn teruggekeerd.

Begin met een reisaanvraag

Begin uw reisbeleidsgids met een beschrijving van de procedure die werknemers moeten volgen om goedkeuring voor reis te krijgen. Elke reis moet worden goedgekeurd: alleen al omdat een medewerker in het verleden een conferentie of beurs heeft bijgewoond, betekent nog niet dat hij elk jaar wordt goedgekeurd. Neem een ​​schriftelijke schets of formulier op met daarin de vereiste informatie die nodig is voor goedkeuring van een reis. Vraag de medewerker om de naam van de gebeurtenis te vermelden als er een is gekoppeld aan de reis, het doel van de reis, de afdeling waar de reis naartoe wordt gebracht, een geschatte totale kosten en de datums. Geef aan welke leider, op titel, reizen voor werknemers kan goedkeuren.

Geef opties op

Sta werknemers niet toe om hun eigen vluchten of hotelkamers te boeken zonder toestemming van uw personeels- of boekhoudafdeling. Medewerkers kunnen vluchten of hotels boeken met de meest frequente vliegermijlen of kamerpunten, in plaats van dat ze voor het bedrijf de voordeligste kiezen. Als u medewerkers toestaat om frequent flyer- en room points te houden, laat u uw boekhouding of HR-afdeling boeken of keurt u alle boekingen goed om de beste tarieven voor uw bedrijf te krijgen. Als uw bedrijf frequent flyers en kamerpunten houdt om de kosten van het reizen van werknemers te dekken, moet u dit feit opnemen in de gids met uw reisbeleid. Veel van deze zorgen kunnen worden vermeden als een HR-medewerker elke reis onderzoekt op basis van het goedgekeurde reisverzoekformulier, vluchten en kamers boekt en de grote uitgaven aan een zakelijke creditcard in rekening brengt.

Laat uw werknemers in de reisgids van het bedrijf weten of ze alternatieve of voorkeursroutes kunnen voorstellen op basis van de gewenste reistijden of andere factoren, op voorwaarde dat het bedrijf betaalt voor het laagste beschikbare tarief, terwijl de werknemer het verschil betaalt.

Afzonderlijke uitgaven

Dagelijks instellen per dag voor medewerkers om maaltijden, tips, taxi's en shuttles, telefoongesprekken, parkeren en andere incidentele kosten te dekken. Noteer in de reisgids welke uitgaven een ontvangstbewijs voor terugbetaling vereisen. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat voor alle uitgaven van meer dan $ 25 een ontvangstbewijs nodig is, of dat u maaltijdontvangsten mag uitsluiten zolang de totale dagelijkse kosten het daggeldtarief niet overschrijden. Geef aan of werknemers bonnen moeten indienen in plaats van creditcardafschriften voor terugbetalingen. Een creditcardafschrift geeft bijvoorbeeld alleen het totale bedrag van een hotelrekening weer, terwijl de kamerrekening incidentele kosten, zoals een mini-bar en huurfilms, weergeeft die het bedrijf normaal niet zou dekken.

Beveiligingsprocedures opnemen

Vraag medewerkers om het telefoonnummer van het hotel waar ze verblijven te vermelden, evenals een mobiel nummer zodat ze bereikbaar zijn in geval van nood. Machtiging dat ze hun reisschema's verlaten, inclusief vlucht-, trein- of automatische reistijden, in- en uitchecktijden en vergadertijden. Vraag dat ze hun leidinggevenden op de hoogte stellen van hun aankomsttijden via werk e-mail, zelfs na uren. Als werknemers naar het buitenland reizen, vraag hen dan om u een geldig paspoort, extra identiteitsbewijs en het adres en telefoonnummer van de Amerikaanse ambassade in dat land te tonen.

Inclusief onkostenvergoedingsprocedures

Laat de werknemers het terugbetalingsformulier zien dat ze bij hun terugkeer zullen indienen. Geef een voorbeeldkopie met opmerkingen over elke sectie die u wilt benadrukken. Vermeld duidelijk de procedure voor het indienen van een onkostenverzoek. Dit kan het formulier, de benodigde bonnen voor bepaalde gespecificeerde items, de naam van het individu of de afdeling waarnaar het verzoek moet worden ingediend en de deadline voor het indienen van aanvragen omvatten.