Hoe een factuur te schrijven

Als uw bedrijf geld in welke vorm dan ook accepteert, is het een goede klantenservice om een ​​bon te geven aan een klant die erom vraagt. U krijgt dit verzoek niet vaak voor gefactureerde producten of services, omdat de meeste klanten facturen per cheque, creditcard of bankpas betalen. Deze betaalmethoden hebben allemaal een ingebouwd betalingsbewijs via de financiële overzichten van uw klanten. Als een klant u om een ​​bon vraagt ​​of een bon nodig heeft omdat zij uw bedrijf contant hebben betaald voor het bedrag van een factuur, zijn er veel opties beschikbaar.

Betaalde factuur

De meeste boekhoudsoftware bevat de optie om een ​​kopie van een factuur met toegepaste betalingen af ​​te drukken. Eerst ontvang je de betaling van je klanten. Pas de betaling toe op de factuur van uw klant. Print een kopie van de factuur. Als de klant de factuur volledig heeft betaald, drukt de software 'BETAALD' over de bovenkant van de factuur af en is het openstaande saldo nul. Als de klant een gedeeltelijke betaling heeft uitgevoerd, toont de factuur het oorspronkelijke saldo, het bedrag dat de klant heeft betaald en het niet-betaalde resterende saldo.

Software ontvangst

Veel boekhoudprogramma's voor kleine bedrijven hebben een niet vaak gebruikte optie om een ​​bon af te drukken voor betalingen die het bedrijf ontvangt. Controleer uw software om te zien of u een kwitantie kunt afdrukken. Als dat zo is, past u de betaling toe op de juiste factuur en drukt u vervolgens de bon af, volgens de instructies voor uw boekhoudsoftware.

Handmatige ontvangst

Als u uw boeken met de hand uitvoert, moet u de ontvangstbewijzen met de hand schrijven. Koop een boek met bonnetjes bij uw plaatselijke kantoorwinkel. Voordat u uw aankoop doet, moet u de verschillende beschikbare bonnen bekijken om ervoor te zorgen dat ze alle gewenste informatie over uw bonnen bevatten wanneer u betalingen aan uw klanten bevestigt. De basis voor een ontvangstbewijs bestaat uit de naam van de klant, de datum van de betaling, de beschrijving van de aankoop, het aankoopbedrag, het factuurnummer en uw handtekening. Het is belangrijk dat handmatige factuurbewijzen een handtekening hebben, dus als de klant de bon moet voorleggen als bewijs van betaling, weet u dat het een authentieke bon is.

Sjabloon

Als u geen aankoopbonnen wilt kopen bij een kantoorwinkel, zijn er gratis bonussjablonen beschikbaar van bedrijven als Microsoft en Apache. Er zijn veel opties beschikbaar, dus selecteer de bonussjabloon die het beste aan uw behoeften voldoet. Als u over de nodige vaardigheden beschikt, kunt u ook uw eigen bonussjabloon maken. Gebruik een echte bon als een model, dus je neemt alle belangrijke velden op.

Betaalde stempel

U kunt uw klant ook een kopie van zijn factuur met het stempel "BETAALD" als bewijs van zijn betaling geven. Koop een "BETAALDE" stempel van een kantoorwinkel. Er zijn stempels met datums die u kunt aanpassen en stempels waarmee u de datum handmatig moet invoeren. Print een kopie van de factuur van de klant en stem deze af. De meeste van deze postzegels bevatten een regel waarop u uw naam initialiseert of ondertekent. Deze functie is belangrijk, zodat uw betaalde stempel authentiek is.