Hoe een insubordinatiebrief te schrijven

Wanneer het gedrag van een medewerker de productiviteit en het moreel van uw team in gevaar brengt, is het tijd om actie te ondernemen. Hoewel het essentieel is om de medewerker te ontmoeten om uw zorgen te bespreken, brengt het opvolgen van een insubordinatiebrief niet alleen de aandacht van de werknemer dat zijn gedrag onaanvaardbaar is, het voorziet uw bedrijf ook van documentatie die kan worden gebruikt in een rechtszaak of in een een geschil over werkloosheidsaanspraken.

Volg zakelijke correspondentieregels

Schrijf de brief op briefpapier van het bedrijf. Als u de brief per e-mail verzendt, slaat u de brief op als een .pdf-bestand en verzendt u deze als bijlage. Begin de brief in een memo-indeling die essentiële informatie bevat over waar de correspondentie over gaat.

Voorbeeld:

TO: Jane Smith

VAN: Jerry Smythe [begin deze regel]

ONDERWERP: Office Misconduct

DATE: 23 augustus 2019

Geef de feiten aan

Een insubordination brief is geen mogelijkheid om uw klachten te ventileren bij een werknemer die overlast of een aansprakelijkheid is geworden. Houd uw brief kort, de taal niet emotieloos en zorg ervoor dat uw zorgen en consequenties voor de medewerker duidelijk zijn.

Voorbeeld:

Zoals we vandaag in onze vergadering hebben besproken, heb ik ernstige zorgen over uw gedrag jegens uw collega's en mijzelf. Bij meer dan één gelegenheid heb je gebrek aan respect getoond in groepsbijeenkomsten, persoonlijke gesprekken en tijdens gesprekken hier op kantoor. Deze gedragingen hebben een negatieve invloed op het moreel van het kantoor en zijn een verantwoordelijkheid geworden voor het voltooien van het Johnson & Greene-project.

Geef voorbeelden van gedrag

Document de gevallen van slecht gedrag binnen de brief. Vergeet niet de datums en namen van andere betrokken partijen op te nemen. Beschrijf het negatieve gedrag onpartijdig. Wees niet dramatisch, maar verstrek details die iemand kunnen helpen de brief te lezen om te begrijpen wat er is gebeurd en waarom het gedrag van de werknemer een berisping verdient.

Voorbeeld:

Tijdens de vergadering van gisteren (22 augustus 2019) was je gedrag onprofessioneel en storend. Je rolde je ogen verschillende keren terwijl Tim aan het woord was, onderbrak hem twee keer en keerde zich uiteindelijk van hem af toen hij probeerde met je te praten over zijn zorgen. Je zuchtte ook luid terwijl Ruth haar rapport gaf. Toen ik je vroeg om te verduidelijken wat je verontrustte over wat Ruth te zeggen had, schudde je je hoofd en zei dat het te veel tijd zou kosten om dat te doen.

Dit gedrag volgde op je uitbarsting op 20 augustus 2019, tijdens welke je je stem aan Erica hebt gegeven toen ze moeite had een bestand te vinden dat je wilde hebben. We hadden op dat moment gasten op kantoor, en ik kon zien dat ze zich schaamden om te horen dat je Erica zo verwent. Toen ik je persoonlijk over het incident sprak, haalde je je schouders op en zei je dat "Erica verantwoordelijk moet worden gehouden voor haar desorganisatie." Ik heb gezegd dat dit wel het geval kan zijn, maar er is nooit reden om je stem te verheffen, vooral in een professionele setting. U hebt ermee ingestemd om het in de toekomst te 'verzachten'.

Vandaag, toen we elkaar ontmoetten om te bespreken wat er gebeurde tijdens de vergadering van 29 augustus, was je defensief en vroeg je me of ik het voor je had. Je stond erop dat ik overdreef. Ik heb erop gewezen dat het, als eigenaar van het bedrijf, aan mij is om te beslissen wat voor soort kantoorcultuur ik wil bevorderen. U zei dat ik "te zacht" was en dat het bedrijf op problemen zou stuiten als ik mensen bleef "in de war brengen". Je onderbrak me driemaal terwijl ik probeerde mijn positie uit te leggen en uiteindelijk uit mijn kantoor rende terwijl ik nog tegen je sprak.

Opmerking Gevolgen

In de brief moet duidelijk worden uitgelegd wat de consequenties zijn van het huidige gedrag van de werknemer en wat ze kan verwachten als ze niet onmiddellijk wijzigingen aanbrengt. Het is vaak een goed idee om een ​​plan op te stellen voor onmiddellijke verantwoordelijkheid voor het aanbrengen van positieve veranderingen.

Voorbeeld:

Jane, terwijl ik over het algemeen onder de indruk was van je werk en je als werknemer waardeerde, is het onmogelijk om een ​​productieve, collegiale werkomgeving te creëren wanneer een werknemer zich regelmatig gedraagt ​​zoals jij. Om indruk te maken op de ernst van je acties en om ons team wat tijd te geven om zich te hergroeperen, schorst ik je de rest van deze week zonder te betalen. Je verlaat het kantoor vandaag, woensdag 23 augustus en komt op maandag 28 augustus pas om 09.00 uur terug. Ik hoop dat deze vrije tijd je wat tijd zal geven om na te denken over je acties en om stappen te overwegen die je zou kunnen nemen om te helpen om beter te functioneren in een professionele omgeving.

Als u maandag terugkeert, stuur me dan een e-mail zodat we een tijdstip kunnen instellen om uw plannen voor het aanpakken van uw gedrag te bespreken. Mocht uw schuurgedrag echter aanhouden, dan kunt u mij zonder andere keus verlaten om u van uw functie te ontslaan. Ik hoop echt dat dit niet zal gebeuren.