Hoe een HR-rapport te schrijven

Human Resources-afdelingen zijn verplicht om nauwkeurige werknemersrecords bij te houden. Wanneer er problemen zijn, wordt een rapport geschreven om eventuele incidenten in het permanente HR-bestand van een werknemer te documenteren. Dit beschermt werkgevers die misschien acties moeten bewijzen, die werknemers moeten waarschuwen voor regelovertredingen, of om administratieve actie te rechtvaardigen, zoals schieten op verboden acties. Houd bij het schrijven van een rapport rekening met mogelijke juridische toepassingen van het rapport, waaronder mogelijk seksuele intimidatie, witwassen van geld of andere ernstige beschuldigingen.

Schrijf een inleiding

Leg uit waar het HR-rapport over gaat. Noem de betrokken partijen, de huidige datum en waarom het rapport noodzakelijk is. De inleiding zet de toon voor het hele rapport, dat geen meningen mag bevatten. Gebruik eenvoudige taal en vermeld de feiten. Houd de dingen eenvoudig en to the point.

Proces en achtergrond

Het rapport moet bedrijfsbeleid en -processen voor de aanpak van het incident citeren. Als een medewerker bijvoorbeeld iemand beschuldigt van discriminatie, het antidiscriminatiebeleid van het bedrijf uitleggen en welke training vereist is voor werknemers, hetzij wanneer ze worden aangenomen, hetzij op regelmatige basis. Geef aan hoe de werknemers met elkaar in verband staan, of ze in de buurt van elkaar in dezelfde afdeling werken, of in volledig verschillende gebieden, maar elkaar in de lunchroom mogen zien. Vermeld eventuele eerdere klachten tegen de persoon die beschuldigd wordt van een vergrijp.

Het incident

Geef de feiten aan, zoals uitgelegd in de klacht. Voeg eventueel bevestigende gegevens toe aan het HR-rapport, zoals e-mailuitwisseling of getuigenverklaringen. Zorg ervoor dat er zoveel mogelijk details in het incident zijn opgenomen. Vermeld de datum en tijd van het incident en eventuele latere problemen die zich hebben voorgedaan. Geef waar mogelijk getuigenverklaringen en citeer eventuele getuigenissen. Beschrijf het incident niet als veroordelend. Neem beide kanten van het verhaal op en zorg ervoor dat u zowel de klager als de beklaagde interviewt.

Conclusie van het incident

Beschrijf het evaluatieproces met betrekking tot het betreffende incident. Ernstige klachten, zoals seksuele intimidatie, kunnen juridisch advies of wetshandhavingsadvies nodig hebben. Minder ernstige klachten, zoals chronisch verzuim, moeten nog worden gedocumenteerd in geval van beëindiging. Zolang bedrijven beleid en procedures hebben die het falen van werknemers documenteren, wordt dit gewoonlijk beschouwd als het wettelijke recht van het bedrijf om iemand te ontslaan. Bepaal of de medewerker het goed of fout heeft, op basis van alle relevante informatie.

De volgende stappen

Het is niet genoeg om te bepalen of een werknemer ongelijk heeft. Definieer de volgende stappen of welke actieplannen nodig zijn, op basis van het bedrijfsbeleid en de procedure. Bijvoorbeeld, een HR-rapport geschreven over een werknemer die vaak afwezig bleek te zijn, zou moeten opmerken of er waarschuwingen zijn gemaakt zoals het werknemershandboek heeft beschreven, en wat de mogelijke volgende stappen zijn, voor de volgende keer dat er een onuitgesproken afwezigheid is . Als een actieplan zinvol is bij het oplossen van een probleem, maakt u het actieplan en neemt u het op in het rapport. Een actieplan voor een medewerker die niet in staat is om klantbeveiliging te bieden, kan bijvoorbeeld een bijgewerkte training en nieuwe procedures zijn om de werknemer te helpen slagen.