Computers gebruiken om de efficiëntie van het beheer te vergroten

Het gebruik van computerhardware, zoals laptops, scanners en printers, is de afgelopen decennia explosief gestegen. Software die is ontworpen om de efficiëntie van het beheer te verhogen, is overvloedig aanwezig. Door efficiënt gebruik te maken van kantoortoepassingen voor tekstverwerking, het maken van spreadsheets en presentaties, kunnen professionals in bedrijfsmanagement de productiviteit van iedereen in het bedrijf verhogen. Kleine bedrijven kunnen kantoortoepassingen kopen van leveranciers zoals Microsoft of Apple of ze gebruiken gratis software van organisaties zoals OpenOffice.org.

E-mail software

Het beste gebruik van een e-mailtoepassing maken, hangt meestal af van het instellen van regels voor het beheren van inkomende berichten, het instellen van standaarden voor handtekeningen, afwezigheidsantwoorden en andere sjablonen. Om afleiding te voorkomen en de productiviteit te verbeteren, moet het succesvolle beheer van kleine bedrijven specifieke tijden opzij zetten om hun e-mail te bekijken. Ze zouden moeten overwegen om het storende geluidssignaal dat nieuwe e-mail aankondigt uit te schakelen. Spamfilters helpen om onnodige berichten te verwijderen. Wanneer werknemers beschrijvende onderwerpregels gebruiken, kunnen managers inkomende e-mails snel scannen en het kritieke bericht identificeren dat onmiddellijke actie vereist. Effectieve managers leren een bericht eenmalig af te handelen door het te lezen en vervolgens te verwijderen, reageren of te archiveren voor latere actie in een submap.

Workflow en Collaborative Software

Samenwerkingssoftware, zoals SharePoint, stelt managers in staat om formele workflows te gebruiken om documenten van de ene werknemer naar de andere te routeren. Met duidelijke richtlijnen ondernemen medewerkers snel actie en zorgen ze ervoor dat het werk soepel en efficiënt door de hele organisatie verloopt. Door papieren documenten te scannen en online beschikbaar te maken, verminderen managers in kleine bedrijven de tijd die nodig is om te communiceren en essentiële informatie te delen.

Kalender toepassingen

Het onderhouden van een online kalender helpt iedereen efficiënter te werken omdat alle medewerkers een geconsolideerd beeld van het werk kunnen zien en ermee kunnen omgaan. Regelmatige vergaderingen kunnen van tevoren worden gepland, zodat mensen hun eigen schema's effectiever kunnen plannen. Door werknemersvakanties en andere persoonlijke tijd buiten het kantoor op te sommen, kunnen managers snel zien wanneer extra dekking vereist is.

Project Management Software

Met projectbeheertools, zoals Microsoft Project, Basecamp of Zoho, kan een drukke projectmanager voor kleine bedrijven projecttaken invoeren, resources toewijzen en de voortgang bewaken. Omdat informatie eenvoudig kan worden gedeeld met projectteamleden, besparen succesvolle projectmanagers tijd en verminderen ze het papierverspilling. In plaats van papieren documenten te distribueren voor statusupdates, plannen of actie-items, werken ze online samen met teamleden en worden ze alleen afgedrukt als dat nodig is, bijvoorbeeld voor goedkeuring van ondertekenen.

Smartphones en laptops

Door smartphonetechnologie te gebruiken, houden medewerkers contact wanneer ze niet op kantoor zijn. Office-toepassingen synchroniseren met telefoontoepassingen om de productiviteit te maximaliseren. Effectief personeel onderhoudt hun contactlijsten, persoonlijke aantekeningen en afspraken op hun telefoon. Ze bekijken documenten op hun telefoons en laptops en minimaliseren de noodzaak van papieren kopieën.

internet

Het gebruik van internetbronnen vermindert de noodzaak van omslachtige handleidingen en ander afgedrukt referentiemateriaal. Mobiele werknemers gebruiken externe harde schijven en USB-aansluitingen om documenten van de ene computer naar de andere over te brengen en om back-ups te maken in geval van nood of rampspoed. Social media-technologie, zoals wiki's, blogs en forums, maken het voor managers mogelijk om effectiever te communiceren met ondergeschikten, peers, superieuren en klanten.