Hoe een werkfactuur voor een klant in te vullen

Een van de sleutels tot succes voor elk bedrijf is inkomen, wat betekent dat klanten ervoor zorgen dat ze u regelmatig en op tijd betalen. Hoewel u zich volledig hulpeloos voelt en overgeleverd bent aan de genade van uw klant met betrekking tot de betaling, zijn er feitelijk enkele dingen die u onder controle hebt. De primaire is de factuur; een factuur die duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is, kan het betalingsproces versnellen. De klant moet in staat zijn om naar de factuur te kijken en precies te zien waar de kosten voor zijn, het bedrag en wanneer het verschuldigd is.

1.

Creëer uniformiteit met uw facturen, zodat ze gemakkelijk kunnen worden herkend door de klant wanneer deze wordt ontvangen. Het uiterlijk en het gevoel moeten voor elke factuur hetzelfde zijn. U kunt een gratis factuursjabloon downloaden van bedrijven zoals Microsoft of Google, of u kunt uw eigen sjabloon ontwerpen. Vermeld uw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens bovenaan uw facturen.

2.

Nummer de facturen voor eenvoudige referentie. Noteer het nummer ergens bovenaan de factuur. Factuurnummers kunnen u helpen uw boekhoudsysteem te stroomlijnen, terwijl u ook eenvoudiger kunt identificeren als er een vraag over de factuur is.

3.

Schrijf de datum waarop de factuur werd gegenereerd en de datum waarop het geld moet worden betaald bovenaan de pagina. Als u regelmatig diensten voor de klant verricht, kan het zijn dat u de facturen wilt betalen in de volgorde waarin ze zijn ontvangen. Bovendien maakt de vervaldatum het gemakkelijk voor de klant om de deadline voor betaling te kennen.

4.

Documenteer gedetailleerde informatie over de diensten die u hebt geleverd. Als de klant niet begrijpt waarvoor de kosten in rekening worden gebracht, kan de betaling worden uitgesteld totdat hij de tijd heeft om u te bellen of erachter te komen. Maak de informatie duidelijk zodat hij de taken begrijpt die u hebt uitgevoerd en de tijd die het kostte om het werk gedaan te krijgen. Schrijf de beschrijving in termen van de leek voor de duidelijkheid, in plaats van uw eigen interne coderingssysteem. Noteer de kosten voor elke taak naast de specifieke beschrijving.

5.

Tel de kosten bij elkaar en plaats een definitief verschuldigd bedrag onderaan de factuur. Schrijf de factuurvoorwaarden onder de totale kosten, zoals 15 dagen of 30 dagen, om opnieuw aan te geven wanneer de betaling verschuldigd is.

Dingen nodig

• Factuursjabloon