Algemene bedrijfsbeleid en -procedures

Kunt u zich uw bedrijf voorstellen als een vlotte organisatie? Uw stafleden moeten hun acties aanpassen aan verschillende situaties, terwijl ze zich houden aan de algemene regels die u hebt gemaakt voor de werkplek. Met een beleids- en procedureshandleiding waar medewerkers naar kunnen verwijzen in print of online, kunnen werknemers routinematige en managementbeslissingen nemen zonder u te raadplegen, tenzij u eerst wilt worden geraadpleegd.

Expliciete communicatie en consistentie

Uw dubbele primaire doelstellingen bij het ontwikkelen van bedrijfsbeleid en procedures stellen duidelijke verwachtingen en het verkrijgen van consistente resultaten van uw personeel. Het beleid moet uw werknemers een brede uitspraak doen over uw standpunt over een of meer aspecten van de organisatie. U gebruikt procedures om de details van een beleid uit te leggen, zoals hoe medewerkers het beleid moeten uitvoeren door middel van acties of beslissingen. U kunt enkele details opgeven voor verschillende situaties waarin een beleid van toepassing kan zijn.

Processen definiëren

Verklaar het werk dat mensen in uw bedrijf uitvoeren concreet, zelfs met behulp van lijsten, diagrammen en grafieken om uw beschrijving van werkprocessen te verbeteren. Als u procedures gaat gebruiken om een ​​werkproces te definiëren, is het belangrijk om specifiek te zijn. Beschrijf de stappen in een proces met duidelijke taal en geef voorbeelden wanneer dat van toepassing is. Als uw personeel een breed scala aan leesmogelijkheden heeft, moeten uw beleid en procedures worden geschreven voor de gemiddelde lezer. Het helpt om sommige taken te zien als behorend tot een groter systeem. Op een melkveebedrijf zijn er drie soorten systemen: een systeem voor het verzamelen van melk, een koevoeder en een afvalbeheersysteem, volgens de Penn State University Cooperative Extension.

Voor belangrijke operaties

Bedrijfseigenaren kunnen beslissen om een ​​lijst met operationele gebieden te schrijven waarvoor schriftelijke beleidslijnen en procedures vereist zijn. Sommige zijn wettelijk verplicht, zoals gezondheids- en veiligheidsprocedures die zijn vereist door de Amerikaanse Occupational Safety and Health Administration. Een handleiding moet een specifiek beleid voor personeelsactiviteiten bevatten. Medewerkers moeten gemakkelijk informatie in uw handleiding kunnen vinden. Help ze door een inhoudsopgave en een index op te nemen. Overweeg ook illustraties, hulpmiddelen voor werk, referenties en andere informatiebronnen toe te voegen, zelfs als u een addendum bij de handleiding moet maken.

Een balans vinden

Sommige bedrijfseigenaars neigen meer naar micromanagement dan anderen. Als je deze neiging hebt, kun je te veel beleid en procedures ontwikkelen. Medewerkers konden het ontmoedigend vinden om een ​​handleiding met te veel inhoud te lezen. U wilt alleen opnemen wat werknemers moeten weten. Ondernemer en auteur Margaret Heffernan schreef in haar inc. Kolom dat de ene plek die ze werkte "regels had voor het bestellen van briefpapier, het gebruik van de lunchroom, het schoonmaken van de koelkast en het recyclen van blikjes frisdrank." Dit soort procedures hoort niet thuis in een bedrijfshandleiding. U kunt de hulp inroepen van vertrouwde medewerkers om u te helpen regels te schrappen die niet in de handleiding passen.