Voorbeelden van continuïteit in operationele plannen

Wanneer u een bedrijf heeft, volstaat het niet om het bedrijf eenvoudig te runnen en een klantenbestand op te bouwen. Je moet ook plannen voor de mogelijkheid van een bedrijfsverstoring als gevolg van een onvoorziene gebeurtenis zoals een natuurramp. Veel bedrijven maken de fout om een ​​Continuity of Operations Plan (COOP) niet te ontwikkelen. Voor de voorbereide ondernemer kan een COOP de beste investering in uw toekomst zijn.

Continuïteit van operaties

Alle bedrijven hebben vereisten die essentieel zijn voor hun functie. Mogelijk hebt u een printer gecontracteerd om tickets te maken of gespecialiseerde apparatuur waarmee u geen zaken kunt doen zonder. Als u bij een ramp uw apparatuur of uw leverancier verliest, hoe vervangt u deze? Als uw leverancier de stad uit is, wordt zijn telefoonnummer dan alleen op het werk geregistreerd? Kunt u opereren als uw klantgegevens tijdens een overstroming verloren zijn gegaan, of als ze alleen op uw onlangs gefrituurde computer-harde schijf zijn opgeslagen? Een COOP dwingt je om analytisch te denken over je bedrijf, de kritieke bronnen, personeel en zwakheden te identificeren, dan voorwaardelijke gebeurtenissen te construeren en ze in een plan te plaatsen.

Business Impact Analysis

De eerste taak bij het ontwikkelen van een COOP is het uitvoeren van een Business Impact Analysis (BIA). De BIA reduceert uw bedrijf tot zijn kernfuncties en helpt u bij het identificeren van de meest elementaire structuur die u nodig hebt om te blijven werken. U bekijkt uw bedrijfsfunctie per functie om te bepalen welke functies het meest kritiek zijn en moet doorgaan voor uw bedrijf om de ramp te overleven. Houd rekening met de financiële en operationele impact; order- en distributieverwerking, bijvoorbeeld. Identificeer het personeel, de middelen, de uitrusting en de systemen die nodig zijn om te overleven met alleen essentiële diensten, en bepaal wanneer de afwezige diensten u nadelig zullen beïnvloeden.

Risico's

Identificeer de potentiële risico's voor uw organisatie om het beste rampenplan voor de getroffen activa te bepalen. Als u bijvoorbeeld vaststelt dat het minimumaantal kantoorpersoneel dat u nodig hebt 50 is, zoekt u een alternatieve locatie die geschikt is voor 50 werknemers en zorgt u ervoor dat deze beschikbaar is. Als u gespecialiseerde apparatuur hebt in een open tuin die gevoelig is voor tornado's, bepaal dan het minimumaantal machines dat u moet hebben om verstoring te voorkomen en zoek een alternatieve locatie om die apparatuur op te slaan tijdens het tornado-seizoen. Denk niet dat je overboord gaat in je worst case scenario's. Maar plan niet voor orkanen als uw gebied alleen sneeuwstormen ontvangt.

Veerkracht

Wanneer u zo nauwkeurig naar uw bedrijf kijkt, identificeert u eenvoudig corrigeerbare fouten die het herstel waarschijnlijker maken. Als u bijvoorbeeld een kritieke functie hebt die slechts door één persoon kan worden uitgevoerd, moet u iemand anders kruiselings trainen in het geval dat de ervaren persoon niet beschikbaar is tijdens een ramp. Als u al uw kritieke taken op één locatie uitvoert, overweeg dan om het te decentraliseren, zodat alle kritieke functies niet zo geconcentreerd zijn. Zorg ervoor dat u elke nacht een back-up maakt van uw kritieke gegevens, zorg ervoor dat de items die u als kritiek hebt geïdentificeerd, worden opgenomen en verplaats een kopie naar een andere locatie.