Elektronisch communicatieprotocol

Technologische vooruitgang heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven intern en extern communiceren. In veel opzichten biedt communicatie via e-mail, sms en instant messaging kanalen voor een effectieve en betrouwbare uitwisseling van informatie. Snelheid kan echter leiden tot overbelasting van de communicatie, miscommunicatie en schendingen van de privacy. Het creëren van elektronische communicatieprotocollen verlicht deze veel voorkomende problemen.

Maak een standaardprotocol

Ontwikkel schriftelijke richtlijnen voor werknemers die de beste werkwijzen voor elektronische communicatie schetsen. Definieer omstandigheden waarin het gepast is om een ​​e-mail door te sturen naar een andere partij, CC een kopie van een e-mailcommunicatie naar anderen in het bedrijf te sturen en wanneer het wel en niet geschikt is om een ​​ontvanger blind te kopiëren in een e-mail, in het bijzonder een van een gevoelige aard. Dit vermindert de tijd die werknemers spenderen aan het doorzoeken van elektronische communicatie die niet essentieel is voor hun functie.

Opmaak en onderwerpregels

Definieer een standaardprotocol voor de manier waarop elektronische communicatie wordt geformatteerd. Stimuleer het gebruik van een korte maar beschrijvende onderwerpregel en een standaard handtekeningregel met naam, titel en contactgegevens. Formattering moet in een gemeenschappelijk lettertype en grootte zijn. Verbied het gebruik van alle hoofdletters, uitgebreide lettertypen, kleuren of tekst met een extreem kleine of grote puntgrootte.

Beperk E-mailinhoud

Beperk de soorten e-mails die intern kunnen worden verspreid. Bedrijven lopen het risico van verloren productiviteit als werknemers de gewoonte aan het nemen zijn om e-mailgrappen, links en ander materiaal uit te wisselen dat niet relevant is voor werk. Stel parameters in voor wat wordt beschouwd als een gepaste uitwisseling van informatie tussen collega's op uw werkplek.

Institute Best Practices

Verklaar aan werknemers de meest efficiënte manieren om elektronisch te communiceren. Moedig werknemers bijvoorbeeld aan niet te antwoorden met een "ja" of "nee" antwoord op een vraag bij het beantwoorden van een vraag, maar om het antwoord nader uit te werken. Als een manager bijvoorbeeld een ondergeschikte een e-mail stuurt met de vraag of een rapport op tijd klaar is voor een bestuursvergadering, zijn de meest geschikte antwoorden "Ja, het rapport zal worden gedaan om 3 uur vanmiddag" of "Ik heb problemen tegenkomen met het rapport dat pas morgen zal zijn opgelost, dus het verslag zal niet op tijd klaar zijn voor de bestuursvergadering van vanmiddag. "Deze benadering elimineert elk misverstand of miscommunicatie.

Definieer geschikte externe communicatie

Communiceer met klanten, klanten en verkopers, en moedig uw werknemers aan om dezelfde professionele benadering en woordenstroom te gebruiken in elektronische communicatie zoals ze zouden gebruiken in formele schriftelijke correspondentie. Dit omvat het gebruik van titels, het standaard openen en sluiten van een bedrijf en het vermijden van slang- of snelkoppelingsberichten die veel voorkomen bij elektronische communicatie. Ontmoedig daarnaast werknemers van het doorsturen van e-mails naar een externe partij zonder een bijbehorende uitleg over het doel van het doorstuurde bericht.

Tekstberichtenprotocollen

Tekstberichten op smartphones of via andere elektronische apparaten zijn een verkorte manier om met zakenpartners te communiceren. Er moet voorzichtigheid in acht worden genomen om correct te spellen, de professionaliteit te behouden en de privacy te beschermen. Controleer de ontvangers nogmaals voordat u op "Verzenden" drukt, zodat elektronische berichten alleen naar de beoogde ontvangers gaan en geen vertrouwelijke, gevoelige of eigendomsinformatie delen via elektronische middelen.