Document vernietiging procedures

Met de dreiging van identiteitsdiefstal en de boetes die kunnen worden opgelegd voor het op ongeoorloofde wijze weggooien van documenten, mag de juiste vernietiging van uw zakelijke documenten nooit lichtvaardig worden opgevat. Staatswetten en branchevoorschriften kunnen variëren over hoe lang documenten moeten worden bewaard en hoe ze moeten worden verwijderd, dus het is belangrijk om op de hoogte te blijven van welk beleid van invloed is op uw specifieke bedrijf voordat u procedures voor uzelf en uw werknemers ontwikkelt.

Naleving en beleid

Ongeacht waar u zich bevindt of in welke branche u zich bevindt, u moet begrijpen welke documenten permanent moeten worden vernietigd en welke nooit mogen worden vernietigd. Staats- en industriegerelateerde boetes kunnen ernstig zijn voor het op ongeoorloofde wijze verwijderen van documenten, vooral als het gaat om financiële informatie van klanten en gezondheidsrapporten van werknemers. Zakelijke belastingdocumenten en verklaringen voor bankrekeningen en zakelijke creditcards moeten minimaal zeven jaar worden bewaard voordat ze worden vernietigd. Nadat u hebt vastgesteld welke documenten moeten worden vernietigd voordat ze worden weggegooid, kunt u dit zelf doen of een outsourcingbedrijf inhuren dat is gespecialiseerd in het versnipperen van papier en de vernietiging van elektronische gegevens.

Autorisatie en verantwoordelijkheid

Als bedrijfseigenaar, als u niet persoonlijk toezicht houdt op de vernietiging van documenten, moet u ervoor zorgen dat een verantwoordelijke persoon is, zoals uw officemanager, netwerkbeheerder of accountant. Deze persoon moet bekend zijn met uw beleid en de wetten en voorschriften die van toepassing zijn op dat beleid. Hij moet ook verifiëren dat de documenten die vernietigd worden alleen die zijn die vernietigd moeten worden. Papier dat moet worden versnipperd, kan bijvoorbeeld in een daarvoor bestemde ruimte van één kamer worden geplaatst in verzegelde tassen die door de verantwoordelijke persoon zijn geparafeerd.

Papieren records

Een papierversnipperaar is bij voorkeur de meest gebruikte verwijderingsmethode voor de meeste zakelijke documenten. U kunt papiervernietigers voor verschillende volumes aanschaffen bij de meeste winkels voor kantoorbenodigdheden. Branden of verpulveren kan de voorkeur hebben, afhankelijk van de gevoeligheid van de informatie. Verpulveren vermaalt of versnippert versnipperd papier om het vrijwel onmogelijk om weer in elkaar te zetten. Als u zelf papier versnippert, overweeg dan om het in grote hoeveelheden te doen, zodat de documenten gemengd zijn en waarschijnlijk niet gemakkelijk weer in elkaar kunnen worden gezet. Plaats het versnipperd papier meteen voordat de recyclingtruck arriveert.

Elektronische documenten

Houd er bij het verwijderen van elektronische documenten op een computer altijd rekening mee de prullenbak leeg te maken. Bestanden worden niet daadwerkelijk verwijderd als ze zich nog in de prullenbak van de computer bevinden. Zolang harde schijven nog steeds in uw bezit zijn, zou dit voldoende moeten zijn voor het vernietigen van elektronische documenten. Voordat u een harde schijf opgeeft, moet de schijf worden gewist met speciale software of fysiek worden vernietigd voordat u kunt aannemen dat de documenten niet meer kunnen worden hersteld. Dit omvat harde schijven in fotokopieerapparaten, die elektronische kopieën van elke genomen fotokopie kunnen opslaan.