Welke vormen moet een kleine onderneming hebben voor hun werknemers?

Bedrijven zijn wettelijk verplicht om bepaalde formulieren in te dienen voor al hun werknemers. Deze omvatten formulieren opgelegd door de Internal Revenue Service en het Amerikaanse immigratiekantoor: een formulier om in aanmerking te komen voor de geschiktheid van werk, of formulier I-9; een W-2 loon- en belastingoverzicht; en een certificaat voor roerende voorheffing van een federale werknemer, of vorm W-4. Staten vereisen ook dat werknemers formulieren invullen, hoewel deze formulieren van staat tot staat verschillen.

I-9

Het kantoor van de US Citizenship and Immigration Services bewaakt de geschiktheid van werknemers in het hele land. Dit federale agentschap is bevoegd om bedrijfsrecords te controleren om ervoor te zorgen dat het formulier I-9, de geschiktheidsverificatie voor werk, wordt voltooid voor elke medewerker en dat alle werknemers een wettelijk recht hebben om in de Verenigde Staten te werken. Immigratievoorschriften vereisen dat de werkgever binnen drie dagen na indienstname verifieert of hij in aanmerking komt. Bedrijven moeten de I-9-formulieren minimaal drie jaar na het verhuren bewaren. Als een medewerker de werkplek verlaat, ongeacht de omstandigheden, moet de bedrijfseigenaar het I-9-formulier gedurende minimaal één jaar behouden.

W-2

Voor elke gecompenseerde werknemer vereisen federale regels dat een formulier W-2, loon- en belastingverklaring jaarlijks wordt ingevuld en naar de socialezekerheidsadministratie wordt gestuurd. Bedrijfseigenaars moeten elke medewerker ook een kopie van de W-2 verstrekken voor individuele belastingdoeleinden. Dit formulier details lonen en salarissen betaald voor het vorige kalenderjaar. Het moet voor 31 januari naar de werknemers worden gestuurd en uiterlijk op 1 april naar de Social Security Administration (SSA) als het elektronisch wordt ingediend. Papieren formulieren moeten eind februari naar de SSA worden gestuurd.

W-4

Wanneer een nieuwe werknemer wordt ingehuurd, wordt haar meestal gevraagd om een ​​certificaat voor inhoudingstoeslag in te vullen, dit wordt een W-4-formulier genoemd. Dit formulier biedt de onderneming de informatie die nodig is om het juiste bedrag aan belastingen in te houden, op basis van het aantal rechten en de status van indiening die de werknemer van plan is te claimen voor federale inkomstenbelastingdoeleinden. Volgens de IRS-richtlijnen moet het achterhouden met het eerste salaris beginnen.

Staatsvereisten

Volgens de IRS-voorschriften moeten bedrijven minimaal vier jaar een arbeidsbelastingoverzicht bijhouden. Staatsbelastingformulieren voor arbeid met betrekking tot inhouding verschillen per rechtsgebied. Neem contact op met de afdeling inkomsten van uw staat om de juiste procedure en formulieren te leren die nodig zijn om te voldoen aan de wetten van het rechtsgebied.