Welk effect heeft het kopen van kantoorbenodigdheden met contant geld op de boekhoudkundige vergelijking?

Voordat er een zinvolle discussie kan plaatsvinden over het effect dat een contante aankoop van kantoorbenodigdheden heeft op de boekhoudkundige vergelijking, is het belangrijk om te begrijpen wat de boekhoudkundige vergelijking is en wat de betekenis is voor een bedrijf.

De boekhoudkundige vergelijking is de belangrijkste vergelijking in de boekhoudwereld. Het is de basis waarop het boekingssysteem met dubbele boekhouding wordt gebouwd en ondanks de ernst van het belang ervan, is het bedrieglijk eenvoudig:

Activa - Passiva + Eigen vermogen

Wat zijn activa?

Activa zijn de dingen die het bedrijf bezit en die een soort economische waarde hebben. Het zijn dingen die het bedrijf mogelijk kan verkopen om natuurlijk geld te verdienen, tenzij het gaat om geld.

Activa kunnen direct of indirect worden gebruikt in de kernactiviteiten van het bedrijf. De bedrijfsinventaris bijvoorbeeld is een actief dat rechtstreeks wordt gebruikt in de kernactiviteiten van het bedrijf, zoals wanneer het die voorraad rechtstreeks aan de consument verkoopt. De gebouwen en voertuigen daarentegen worden niet direct gebruikt in de kernactiviteiten van het bedrijf, maar zijn nog steeds belangrijk voor de bedrijfsvoering. Bovendien kunnen deze activa ook niet-tastbaar zijn in plaats van fysiek, zoals octrooien die het bedrijf bezit.

In het hart ervan is een actief iets dat economische waarde heeft en niet in een enkele boekhoudperiode zal worden uitgegeven. Het wordt beschouwd als een hulpbron van het bedrijf.

Wat zijn verplichtingen?

Hoewel we activa aan de ene kant van de vergelijking hebben, bestaat de andere kant uit claims op deze activa. Verplichtingen zijn vorderingen op de activa van het bedrijf die zijn gedaan door andere entiteiten dan de eigenaren van het bedrijf. De schulden die het bedrijf verschuldigd is aan leveranciers zijn verplichtingen omdat de leveranciers een claim hebben op de contanten van het bedrijf en, in het geval dat het bedrijf zijn schulden niet nakomt, andere activa die het bedrijf bezit. Verplichtingen moeten worden betaald voordat de eigenaren enige aanspraak kunnen maken op de activa van het bedrijf.

Wat is het eigen vermogen van aandeelhouders?

Als de verplichtingen eenmaal zijn betaald uit de activa, vertegenwoordigt wat overblijft het eigen vermogen, ook wel het eigen vermogen van de eigenaar. Dit is in principe wat de eigenaren kunnen claimen in het bedrijf. Als het bedrijf een eenmanszaak of een partnerschap is, is het eigen vermogen van de eigenaar eenvoudigweg het kapitaal dat in het bezit is van de eenmanszaak of partners in het bedrijf. Als het bedrijf wordt opgericht, is het eigen vermogen van de eigenaar wat de aandeelhouders bezitten in termen van aandelen.

Kort gezegd zijn de activa de resources die het bedrijf kan gebruiken, inclusief zaken als vaste activa, voorraad, contanten, debiteuren enzovoort.

Het bedrijf zal betalen om deze activa te verkrijgen door het aangaan van verplichtingen en het verkrijgen van een deel van de financiering van de eigenaren van het bedrijf. In eenvoudige bewoordingen worden de activa daarom opgeëist door verschillende partijen: de eigenaars en de schuldeisers.

Alle drie de elementen van de boekhoudkundige vergelijking staan ​​op de balans van het bedrijf, wat aangeeft wat de financiële positie van het bedrijf is. De financiële positie is slechts een momentopname van de boekhoudkundige vergelijking van het bedrijf op een bepaald moment.

De verplichtingen bestaan ​​uit zaken als belastingen, crediteuren, enzovoort. Het eigen vermogen bestaat zowel uit wat de eigenaars aanvankelijk in de onderneming hebben gepompt, als uit alle winsten of verliezen die sindsdien zijn opgebouwd, minus eventuele onttrekkingen die zij hebben gedaan of dividenden die zij hebben ontvangen.

De boekhoudkundige vergelijking is erg belangrijk omdat het heel waar is. In feite is het altijd waar. Daarop zijn alle boekhoudtransacties gebaseerd. Wanneer een boekhoudkundige transactie plaatsvindt, gebeurt de opname altijd op een manier die ervoor zorgt dat de boekhoudkundige vergelijking in evenwicht blijft.

Het speciale geval van benodigdheden

Hoe ben je verantwoordelijk voor benodigdheden? Tel je ze als uitgaven, of beschouw je ze als activa? Nou, het hangt er allemaal vanaf. Als u een ongewoon grote hoeveelheid benodigdheden koopt, die waarschijnlijk over meer dan één boekhoudperiode wordt gebruikt, telt u ze als vlottende activa. U telt dan wat u als last gebruikt in de resultatenrekening voor de periode waarin het wordt gebruikt.

Aan de andere kant, als u genoeg koopt dat het waarschijnlijk zal worden gebruikt in de gegeven boekhoudperiode, moet u het onmiddellijk als een last in de winst- en verliesrekening beschouwen.

Er is een ander geval van hoe u leveringen behandelt wanneer u contant geld voor leveringen hebt betaald, in plaats van ze op krediet te kopen. Als u een groot bedrag met contant geld koopt en het waarschijnlijk zal worden gebruikt gedurende meer dan één boekhoudperiode, vermindert uw contante waarde en neemt uw leveringenaccount in de huidige activa toe. De boekhoudkundige vergelijking blijft in evenwicht. Een aankoop van goederen voor contanten wordt geregistreerd in de geld- en leveringsrekeningen

Als u uw benodigdheden op krediet koopt, en het is een voldoende groot bedrag dat u waarschijnlijk zult gebruiken gedurende meer dan één boekhoudperiode, dan nemen uw verplichtingen in termen van crediteuren toe, en nemen uw huidige bezittingen ook toe. Het resultaat is dat uw boekhoudkundige vergelijking in evenwicht blijft. Een aankoop van voorraden wordt geboekt op de passiva en leveringsrekeningen.

Hoe dan ook, de activa blijven hetzelfde wanneer u het ene actief gebruikt om een ​​ander te kopen (omdat de afname van het ene activum wordt gematcht met een overeenkomstige toename in het andere), of ze zullen toenemen en gepaard gaan met een overeenkomstige toename van de verplichtingen. De twee kanten van de vergelijking blijven gelijk.

Dus wat gebeurt er wanneer u net genoeg benodigdheden koopt om in de gegeven boekhoudperiode te gebruiken?

In dit geval kunt u geen boeking opnemen voor benodigdheden in het gedeelte over de huidige activa van de balans omdat ze niet langer als activa worden beschouwd.

Als u contant geld gebruikt om de benodigdheden te kopen, neemt de contante geldomvang af en worden de leveringen ten laste van de winst-en-verliesrekening gebracht. Welke invloed heeft dit op de boekhoudkundige vergelijking? Aan de ene kant lijkt het alsof er geen compenserende actie is om de daling van het geld in evenwicht te brengen. Houd er echter rekening mee dat de nettowinst van de winst- en verliesrekening later wordt toegevoegd aan de activa van het bedrijf en dat de voorzieningen worden verantwoord.

Hetzelfde geldt voor wanneer ze op krediet worden gekocht. De verplichtingen zullen toenemen en de voorzieningen zullen ten laste van het resultaat worden gebracht.

De balans aanpassen

Wanneer u benodigdheden als vlottende activa meetelt, moet u de balans aanpassen aan uw gebruik van de kantoorbenodigdheden in de loop van het jaar. U kunt de vermeldingen in het journaal vinden. U neemt eenvoudig het dollarbedrag van de aanpassing, de datum en de identificatiecode op. U boekt vervolgens uw uitgavenrekening voor kantoorbenodigdheden en crediteert uw leveringsrekening voor hetzelfde bedrag.

Overwegingen om te maken

Wanneer u met kantoorbenodigdheden te maken hebt als een vast activum, verlaagt het gebruik van de kantoorbenodigdheden een voordeel. Omdat ze in contanten zijn gekocht, wat betekent dat er geen verplichtingen zijn aangegaan, betekent dit dat het eigen vermogen van de eigenaar ook zal afnemen. De kantoorbenodigdheden zullen in de loop van de boekhoudperiode als een uitgave worden opgebruikt en dus zal het eigen vermogen van de eigenaars ook in de loop van de boekhoudperiode worden opgebruikt.