Een ambtenaar in een e-mail begroeten

Protocol en etiquette werken hoog in het zaken doen. Misschien was je geschokt toen een absolute vreemdeling naar je toe kwam en je bij naam noemde - totdat je je realiseerde dat je nog steeds een naamplaatje op je revers had. Hoewel je misschien niet beledigd bent geweest, was het een voorbeeld van hoe schokkend een te ongedwongen benadering kan zijn; zeker niet het soort indruk dat je zou willen maken in een eerste communicatie met een directeur die je nauwelijks kende. Hoewel etiquette-standaarden meer casual gedrag hebben bevorderd, zijn eerste indrukken nog steeds een zorgvuldige aanpak. Je kunt nooit de schuld krijgen dat je goede manieren hebt.

1.

Bel de assistent van de corporate official aan wie u gaat schrijven. Leg uit dat je een e-mail wilt sturen en dat je wilt zorgen voor het juiste e-mailadres, de spelling van de naam van de ambtenaar en hoe hij graag wordt aangesproken. Dit is een standaardverzoek en de assistent beantwoordt graag uw vragen en geeft u misschien enkele hints over het onderwerp waarover u schrijft.

2.

Gebruik het standaard e-mailformaat en vermijd e-mailstations, emoticons of leuke afbeeldingen. Veel bedrijven ontdoen HTML-codering uit hun inkomende e-mail om de beveiliging te behouden. Dit laat een sms-bericht vrij van afbeeldingen, speciale lettertypen en vetgedrukt of cursief.

3.

Begin uw brief met "Geachte heer" (of mevrouw) als u de naam van de ambtenaar niet weet. Gebruik anders "Geachte heer achternaam." "Geachte Mevrouw Achternaam" wordt als gepast beschouwd in een zakelijke omgeving.

4.

Gebruik de professionele benaming van de persoon, zoals 'Jane Doe, CPA' of 'John Smith, Ph.D.' Gebruik voor advocaten "Jane Doe, Esquire" of "John Smith, Attorney at Law." Als u de professionele benaming gebruikt, laat dan de heer of mevrouw weg van de naam. Gebruik de professionele benaming alleen bij het schrijven van zakelijke correspondentie; gebruik anders Mr. of Ms.

5.

Vermijd bloemrijke proza, jargon of luchtige opmerkingen. Houd uw zakelijke communicatie zakelijk. Sluit af met een traditionele "vriendelijke groet" of "vriendelijke groeten" en onderteken uw volledige naam. Gebruik uw bijnaam niet, tenzij het is hoe u normaal wordt geadresseerd in zakelijke instellingen.

Tip

• Het leidende principe achter alle succesvolle zakelijke correspondentie is respect voor de persoon aan wie de brief is geadresseerd. Dit betekent niet veel overmatige complimenten en beloften van loyaliteit. Het betekent gewoon een prettige zakelijke toon aannemen en de boodschap kort en bondig houden.

Waarschuwing

• Stuur geen persoonlijke post naar een bedrijf. Als je iemand in een restaurant ontmoet, is het gepast om te vermelden wat een geweldig gesprek je hebt gehad, maar laat het deel weg over de hete babe met wie hij was of hoe dronken jullie beiden op cognac waren. Plaats nooit zakelijke correspondentie die u niet zou willen weergeven op een projectiescherm in een rechtbank.