Voorbeeld van een gratis zakelijke brief

Het leren schrijven van een zakelijke brief is een essentiële vaardigheid voor professionals in alle sectoren om te beheersen, en het is vooral belangrijk bij het starten van een nieuwe kleine onderneming, omdat je in eerste instantie contact moet opnemen met potentiële klanten, werknemers en investeerders. Ongeacht of de brief bedoeld is om een ​​idee te pitchen, details te geven over een verkoop, de ontvanger kennis te laten maken met een nieuw product of een klant te bedanken voor een aankoop, deze moet complimenteus zijn en de juiste zakelijke letterindeling volgen.

Briefhoofd

In alle zakelijke brieven moet een briefhoofd boven aan de pagina worden weergegeven, zodat de geadresseerde de brief sneller kan vinden wanneer deze bij andere documenten wordt gearchiveerd. Het briefhoofd moet uw naam en adres, de huidige datum en de naam, titel en het adres van de ontvanger van uw brief bevatten. Dubbele spatie tussen de datum en zowel uw naam als de naam van de ontvanger.

Invoering

Een gratis zakelijke brief moet een formele aanhef bevatten, die de ontvanger met respect bij naam groet. Het is af te raden om een ​​brief generiek te behandelen, zoals 'voor wie het betrekking heeft' of 'beste mevrouw', tenzij het absoluut noodzakelijk is. Gebruik de juiste titel en de achternaam van de ontvanger, zoals "Geachte heer Jones." Dubbele spatie en voer de inleidende alinea in, die precies moet uitleggen waarom u naar de ontvanger schrijft. Om de toon complementair te houden, vermijd te beginnen met een verontschuldiging of een verklaring en in plaats daarvan te focussen op actie.

Lichaam

Het hoofd van een zakelijke brief moet het belang van uw brief rechtvaardigen, volgens het Purdue Online Writing Lab. Ongeacht of het onderwerp van uw brief positief of negatief is, het is het beste om de positieven te accentueren. Richt u op het maken van elke zin als een positieve verklaring door uit te leggen wat iets is in plaats van wat het niet is, wat het kan doen in plaats van wat het niet kan doen en door onaangename feiten te vermijden. Bijvoorbeeld: "Helaas zijn onze faciliteiten pas na 15 december beschikbaar" is een negatieve verklaring, terwijl "onze faciliteiten pas gerenoveerd en beschikbaar zijn voor verhuur vanaf 16 december."

Sluitend

De afsluitende alinea van een zakelijke brief moet een call-to-action bevatten, zoals een verzoek om een ​​telefoongesprek te plannen of een indicatie van de volgende stap in het communicatieproces. Bedank de ontvanger voor het nemen van de tijd om uw brief te overwegen en eindig met een gratis slotbegroeting, zoals 'Bedankt', 'Groeten' of 'Oprechtheid'. Verdubbel twee keer een spatie en typ uw naam en teken vervolgens uw naam boven het getypte naam.