Hoe organisatieregels te tekenen

Door de posities binnen een organisatie weer te geven, toont een organigram de structuur van een bedrijf. Lijnen in de grafiek verbinden werkposities, tonen relaties en de stroom van autoriteit, verantwoordelijkheid en communicatie. Managementautoriteit stroomt van de top naar beneden. Verantwoording stroomt omhoog. Communicatie stroomt in twee richtingen, terwijl informatie wordt uitgewisseld. Nieuwe bedrijven maken organigrammen, evenals bestaande bedrijven die moeten herstructureren terwijl ze uitbreiden, stroomlijnen of evolueren. Voordat de eerste regel wordt getrokken, moet het management echter eerst plannen en organiseren, aangezien de structuur van een bedrijf zijn strategische doelen moet faciliteren.

Basics

Het opstellen van een organigram is eenvoudig aan de oppervlakte. Rechthoekige lijstposities worden gerangschikt in rijen op managementniveau. Er worden lijnen getrokken tussen degenen die direct verbonden zijn in een ondergeschikte relatie. Deze verticale structuur geeft een commandostructuur. Peer-relaties worden onthuld door horizontale structuur. Het personeel wordt vermeld onder degenen aan wie ze beantwoorden, zodat wachtpersoneel bijvoorbeeld via een lijn wordt verbonden met een ploegbaas hierboven.

Lijnrichting

De meeste lijnen op een kaart zijn verticaal of horizontaal. Wanneer een manager slechts één ondergeschikte of een groep ondergeschikten heeft die allemaal dezelfde positie hebben, is de verbindingslijn verticaal, getekend tussen de rechthoek van de manager en de ondergeschikte. Als de manager meer dan één ondergeschikte heeft, gaat de lijn van de manager verticaal voordat hij horizontaal vertakt, met verticale stelen die periodiek op de horizontale lijn worden geplaatst om plaats te bieden aan meerdere ondergeschikten.

Lijnkwaliteit

De supervisor-ondergeschikte relatie wordt weergegeven door een ononderbroken lijn. Gestippelde en stippellijnen worden gebruikt om minder rechtlijnige relaties op te stellen. Degenen met een adviserende functie, bijvoorbeeld een juridisch team, kunnen met een gebroken lijn verbonden zijn met degenen die zij adviseren. Een werknemer die af en toe aan een andere afdeling is uitgeleend, kan op de kaart worden verbonden door een stippellijn. Degenen met een functionele autoriteit - zeg maar, een financieel manager met autoriteit over afdelingshoofden alleen in termen van onkostenprocedures - kunnen met die punten verbonden zijn door een stippellijn.

Organisatie

Om met een grafiek te beginnen, houdt het management rekening met het strategische plan, de visie en missie van het bedrijf en geeft vervolgens een overzicht van de soorten werk die nodig zijn om doelen te realiseren. Werk is geclassificeerd en gegroepeerd. Afdelingen en hele afdelingen moeten vervolgens worden gemaakt om deze groepen te bevatten. Meestal zijn deze divisies gebaseerd op de daadwerkelijke banen zelf: marketing, financiën, human resources, enzovoort. Divisies kunnen ook gebaseerd zijn op productlijnen, gericht op klantensegmenten of geografisch. Een geografische benadering zal bijvoorbeeld een reeks locatiegebaseerde managers tonen - misschien hoofden van Aziatische, Europese en Canadese divisies - die allemaal verantwoording verschuldigd zijn aan een centrale autoriteit.

Hulpmiddelen

In de latere fasen van het organiseren kunnen indexkaarten worden gebruikt om posities op een tafel of prikbord te leggen. Grafiekpapier kan ook helpen met afstand en horizontale structuur. Sjablonen zijn beschikbaar in gewone tekstverwerkingsprogramma's, waardoor het lay-outproces eenvoudiger wordt zodra de relaties zijn vastgesteld. Software die speciaal is bedoeld voor het maken van stroomdiagrammen en organigrammen, is ook beschikbaar.