Document Management Systeemvereisten

Documentbeheersystemen veranderen de manier waarop organisaties documenten en informatie opslaan en ophalen. Ze vervangen oude schoolbestanden en archiefkasten door nieuwe, hoogtechnologische hulpmiddelen. Elektronische bestanden kunnen onmiddellijk door iedereen in het bedrijf worden opgehaald en worden beschermd door geavanceerde codering. Intelligente optische tekenherkenning stelt elke gebruiker in staat om de hele database te doorzoeken op trefwoorden, waardoor het ophalen van belangrijke documenten eenvoudiger wordt. Elk documentbeheersysteem vereist verschillende belangrijke componenten.

Scanner

Elk papieren document dat door een organisatie wordt ontvangen, moet worden gescand om een ​​digitale versie te maken. Scanners zijn er in alle soorten en maten. Grotere organisaties willen misschien een bulkscanner verkennen die op een kopieermachine lijkt, met een automatische feeder die lange documenten automatisch kan verwerken. Veel scanners combineren de rol van printer, fax en scanner tot één apparaat en creëren automatisch digitale versies van alle uitvoer. Kleinere bedrijven willen misschien een goedkope flatbedscanner kopen die gemakkelijk kleinere volumes aankan.

Document Management Software

Een documentbeheersysteem is slechts zo goed als de software die het aanstuurt. Er zijn veel systemen beschikbaar die elk gespecialiseerde functionaliteit bieden. Alle systemen staan ​​toe dat aan digitale documenten traceercodes worden toegewezen, documenten worden toegewezen aan dokken en gebruikers toestemming krijgen om bepaalde documenten op te halen. Veel systemen bevatten manieren om gevoelige informatie met een wachtwoord te beveiligen en om documenten te annoteren voordat ze worden doorgestuurd naar een ander persoon. Voordat u een besluit neemt over documentbeheersystemen, kunt u overwegen hoe elke afdeling van uw bedrijf vandaag papieren documenten opslaat en ophaalt, en deze als basis voor de vereiste functionaliteit gebruikt.

Opslagapparaat

Nadat een document is gedigitaliseerd, moet het veilig worden opgeslagen om het op te halen wanneer het nodig is. Opslagapparaten variëren in grootte en functionaliteit. Kleinere kantoren willen misschien een harde schijf op een server toewijzen voor opslag van documenten. Grotere kantoren hebben mogelijk een speciaal opslagapparaat nodig. Overweeg een externe back-upprocedure op te nemen waarmee een dubbele database wordt gemaakt. In geval van storing van een apparaat, brand, waterschade of diefstal van het opslagapparaat, kunnen alle klantgegevens direct van de back-upschijf worden gehaald, zonder belangrijke documenten te verliezen.