Het documentretentie- en vernietigingsbeleid voor niet-winstgevendheid

Een alomvattend beleid voor documentretentie en -vernietiging is meer dan alleen een gezonde bedrijfsvoering. Het is ook van vitaal belang ervoor te zorgen dat uw bedrijf zonder winstoogmerk volledig voldoet aan federale en nationale wetten en aanbevelingen, wat voor sommige non-profitorganisaties verwarrend is. Er bestaan ​​onzekerheden met betrekking tot beleidsvereisten omdat de wetgeving van de staat varieert, de Internal Revenue Service aanbeveelt, maar ophoudt een non-profitbedrijf te verplichten om documentretentie aan te pakken, en de Sarbanes-Oxley-wet van 2002 is specifiek gericht op non-profitorganisaties in slechts twee van zijn vele clausules.

Sarbanes-Oxley-wet Sectie 1102

Sectie 1102 van de Sarbanes-Oxley-wet verbiedt specifiek de vernietiging van documenten die in een officieel onderzoek worden of kunnen worden herzien. Het bevat echter geen details met betrekking tot documenten of bewaartermijnen. Het beste idee is om een ​​advocaat zonder winstoogmerk te raadplegen voordat u uw documentbehoud- en vernietigingsbeleid opstelt. Naast het verstrekken van informatie over de Sarbanes-Oxley-wet, kan een advocaat u informatie verstrekken over wetten die mogelijk van toepassing zijn in uw land.

Over het bewaren van documenten

Beleidsrichtlijnen moeten betrekking hebben op zowel papieren kopieën van documenten als informatie - waaronder e-mails - die elektronisch worden opgeslagen. Bewaartermijnen, die in het algemeen variëren van drie jaar tot permanente retentie, hangen grotendeels af van het type en het belang van de informatie die in een document is opgeslagen. Bewaarschema's voor algemene correspondentie, vrijwilligersrecords, sollicitaties en inkooporders bijvoorbeeld, lopen over het algemeen niet langer dan vier jaar. Boekhoudbescheiden, bankafschriften, facturen en schenkingsdocumenten moeten over het algemeen 10 jaar worden bewaard. Statuten, verzekeringsdocumenten en belastingdocumenten moeten permanent worden bewaard.

Verwijdering van bedrijfsdocumenten

Een verwarrend aspect van het naleven van wetten en aanbevelingen is dat, hoewel er een overvloed aan informatie is over het bewaren van documenten, er veel minder informatie beschikbaar is die specifiek betrekking heeft op vernietiging van documenten. Ga in plaats daarvan uit van en neem richtlijnen op zoals die door het Department of Health and Human Services worden verstrekt voor de verwijdering van beschermde gezondheidsinformatie. Neem bijvoorbeeld richtlijnen waarin staat dat niet alleen harde kopieën van documenten in wezen onleesbaar moeten worden gemaakt, niet te ontcijferen zijn en niet gereconstrueerd kunnen worden voordat ze worden weggegooid, maar afvalcontainers en recyclingbakken moeten zich in niet voor het publiek toegankelijke delen bevinden. Een andere optie is om een ​​contract af te sluiten met een verkoopmaatschappij. Richtlijnen voor het weggooien van elektronisch opgeslagen informatie kunnen het overschrijven of opschonen van gegevens zijn met behulp van gespecialiseerde software of het vernietigen van de media waarop de gegevens zijn opgeslagen.

Beleid voor documentretentie en -vernietiging opstellen

Een uitgebreid beleid begint met het identificeren van het doel, de doelstellingen en de doelen van het beleid. In een gedeelte definities wordt duidelijk aangegeven voor welke soorten documenten het beleid betrekking heeft en worden algemene termen gedefinieerd zoals "document", "versnipperen" en "verwijderen". Hierna stellen extra secties verwachtingen vast voor het labelen en opslaan van documenten en zorgen voor een planning en instructies voor oude informatie bekijken en vernietigen. Een laatste deel gaat in op en schetst procedures voor het omgaan met documenten. De meesten vatten ook beleidsinformatie samen door een tabel op te nemen waar medewerkers naar kunnen verwijzen voor meer informatie.