Verschillende zakelijke brieven aanhef

In het bedrijfsleven leggen relaties partnerships en loyale klanten samen. Bij het schrijven van een zakelijke brief legt u de relatie vanaf het begin vast met de aanhef. Of u nu zakelijke postbrieven of e-mail verzendt, er zijn verschillende aanvaardbare methoden om de lezer in de aanhef aan te spreken. Zorg ervoor dat je de toon professioneel houdt en in overeenstemming bent met de professionele relatie die je hebt met de ontvanger.

Formele begroeting

Gebruik formele begroetingen als u de ontvanger niet kent, een lagere titel hebt of anderszins ondergeschikt bent aan de ontvanger. Formele aanhalingen in zakelijke brieven zijn traditioneel en worden algemeen aanvaard. Ze moeten worden gebruikt als u niet zeker weet hoe u de andere partij moet aanspreken.

• Onbekende ontvanger: er zijn twee traditioneel acceptabele begroetingen wanneer u een zakelijke brief aan een onbekende ontvanger schrijft. Aan wie het kan betrekking hebben of Geachte heer of mevrouw tonen respect voor iemand die de beoogde lezer is.

• Bekende ontvanger: wanneer u een brief stuurt naar een specifieke persoon van wie u de naam hebt, moet u beginnen met Geachte en de achternaam van de persoon gebruiken. Identificeer waar mogelijk het geslacht, de burgerlijke staat en de beroepstitel. Gebruik de identificatiegegevens meneer, mevrouw, mevrouw of mevrouw . om de geslachts- en burgerlijke staat te definiëren. Gebruik Dr. voor de achternaam. Gebruik prof . Identifiers worden gebruikt tussen Geachte en de achternaam. Bijvoorbeeld, beste prof. Jones . Gebruik geen gender-ID als de persoon een professionele identificatiecode heeft.

• Geslachtsspecifieke informatie: er zijn tijden dat u de volledige naam van de persoon hebt, maar niet zeker weet of de persoon een man of een vrouw is. Taalverschillen, unieke spelling en gender-ambigue namen kunnen verwarring veroorzaken. Niet raden. Als u niet zeker bent over het geslacht van de ontvanger, moet u de gender-ID opgeven en de volledige naam gebruiken. Bijvoorbeeld Dear Jan Jones .

Wanneer mogelijk, leer zoveel mogelijk over de persoon om de aanhef zo ​​knap mogelijk te maken. Dit kan enkele extra minuten werk vergen, maar het levert vaak betere antwoorden op.

Semiformal Salutations

Als je op gelijke voet staat met de ontvanger of een langdurige relatie hebt die je kwalificeert om vriendelijker te zijn, kun je een semiformele aanhef gebruiken. Dit is hetzelfde als je naar een vriend zou sturen voor een verjaardagsfeestje, maar geeft een toon die overeenkomt met hoe je communiceert met de persoon in het echte leven.

• Groepsontvangers: Als u een samenvoegingsprogramma gebruikt, is het mogelijk om de brief te verzenden en de aanhef aan te passen op basis van elk individu. Er zijn echter momenten dat een brief naar een hele groep wordt verzonden en niet geïndividualiseerd. Identificeer in dit geval de groep gezamenlijk. Beste aanwezigen, beste collega's of het beste team zijn bijvoorbeeld acceptabel.

• Individuele man of vrouw: in een minder formele brief wordt Dear nog steeds gebruikt, maar met de voornaam van de persoon. Er zijn geen ID's nodig. Nogmaals, dit moet in gevallen zijn waarbij u al op basis van voornaam bent bij de ontvanger. Bijvoorbeeld, Beste Joe werkt als je Joe Mr. Jones niet persoonlijk belt.

• Gemeenschappelijke digitale groeten: e-mail heeft de neiging om meer ontspannen stijlrichtlijnen te volgen. Bepaal opnieuw de relatie en geschiktheid van het gebruik van minder formele begroetingen zoals Hallo of Goede Middag . Als je twijfelt, steun dan op een iets traditionelere manier om te voorkomen dat je iemand irriteert die je groet kan waarnemen als een gebrek aan respect. Zoals met alles in het bedrijfsleven, begrijp met wie je communiceert om die vastberadenheid te bereiken.

Semiformale begroetingen worden gebruikt in zowel postbrieven als e-mailcorrespondentie. E-mail is van nature minder formeel en deze begroetingen worden meer in e-mail gebruikt dan formele begroetingen.

Overweeg de toon van de hele brief

Het is één ding om een ​​aanspreking te kiezen die professioneel is. Het is net zo belangrijk dat de aanhef overeenkomt met de toon van de brief. U bent misschien vriendelijk tegen een persoon, maar als u de voorwaarden voor een nieuw contract schetst, is de brief formeel. De aanhef moet overeenkomen met de toon en moet traditioneel zijn zoals Geachte heer Smith . Het is niet genoeg om een ​​aanhef te kiezen die goed aanvoelt. Een zakelijke brief is geconstrueerd om een ​​reden en elk deel ervan, van de aanhef tot het naschrift, is gemaakt met een doel.

Due Diligence About Recipient

De tijd nemen om iemands naam, titel en professionele status te achterhalen, gaat ver in zakelijke correspondentie. Het toont respect en professionaliteit. Bel het bedrijf om met een receptioniste of een andere vertegenwoordiger te spreken en vraag aan wie een brief moet worden gericht voor het onderwerp. Mensen zijn vaak blij om je de nodige informatie te geven, hoewel je mogelijk problemen ondervindt met poortwachters die verkoopcorrespondentie voor bazen filteren.

Als u de informatie niet kunt krijgen via de telefoon, ga dan naar internet en zoek naar een bedrijfsdirectory. Gebruik uw oordeel om te beslissen naar wie de brief moet gaan. Zelfs als het naar de verkeerde persoon gaat, is het waarschijnlijker dat het wordt doorgestuurd als het niet begint met een generieke aanhef en geen naam.