Hoe een eenvoudige factuur te schrijven

Als eigenaar van een klein bedrijf moet u nauwgezette dossiers bijhouden om winsten en verliezen te documenteren. U hebt ook gedetailleerde financiële gegevens nodig bij het voorbereiden van de belastingaangiften van uw bedrijf. Facturen bieden een knip-en-droog manier om klanten te informeren over het geld dat ze u verschuldigd zijn. Deze eenvoudige formulieren bieden ook een efficiënte manier voor u en uw personeel om de verkopen en voorraad bij te houden. U kunt de factuursjablonen gebruiken die zijn meegeleverd in uw tekstverwerkingssoftware of u kunt dergelijke documenten zelf intypen.

1.

Open een leeg tekstverwerkingsdocument. Typ de naam en contactgegevens van uw bedrijf en centreer dit boven aan de pagina in grote, vette letters. U kunt ook uw naam of de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor facturering opnemen en directe contactgegevens voor klanten om te bellen of e-mail te verzenden als ze vragen hebben.

2.

Typ de datum waarop de verkooptransactie plaatsvond, ook wel de factuurdatum genoemd, onder uw contactgegevens. U kunt de datum centreren of uitlijnen links van de pagina. Maak een factuurnummer en typ het op een aparte regel, met een spatie erboven en eronder zodat het opvalt. Het factuurnummer koppelt de naam van de klant aan de transactie en vereenvoudigt de boekhouding.

3.

Typ de naam en contactgegevens van het bedrijf of de persoon die de factuur ontvangt. Lijn deze informatie uit naar links of rechts van de pagina.

4.

Voer de producten en services in die u op de factuur hebt gekocht. Als u het invoeren van gegevens wilt vergemakkelijken, maakt u een eenvoudige tabel met meerdere kolommen en rijen met behulp van de tabelgenererende tool van uw tekstverwerker. U kunt ook informatie invoeren en op de "Tab" -toets drukken om informatie op dezelfde lijn georganiseerd te houden. In het algemeen omvat elke rij van een factuur een productbeschrijving gevolgd door een prijs.

5.

Bereken het bedrag dat uw klant u verschuldigd is voor de producten of services die u hebt verstrekt. Typ op een eenvoudige factuur het totale verschuldigde bedrag onder de productbeschrijving, uitgelijnd aan de rechterkant van de pagina. Als u belasting en andere kosten in rekening brengt, vermeldt u de verschuldigde bedragen, berekent u het totaal handmatig en typt u het op de factuur. U kunt ook het hulpmiddel voor het genereren van tabellen gebruiken om een ​​formule aan de tabel toe te voegen die automatisch gespecificeerde vergoedingen zal optellen.

Tip

• U kunt uw factuur ook in een spreadsheet instellen. Gebruik de voorbeeldfuncties van de software om ervoor te zorgen dat alle factuurinformatie wordt afgedrukt op een standaard 8 1/2-inch-bij-11 stuk papier.