Etiquette op een conferentievraag

Kleine bedrijven kunnen profiteren van conference calls om dure persoonlijke vergaderingen te vermijden. Dit is met name handig om een ​​vergadering te houden met klanten of klanten die een vliegtuigvlucht zijn verwijderd van de bedrijfslocatie. Communiceren via een telefonische vergadering met een klant kan moeilijker zijn dan een persoonlijke presentatie omdat het bedrijf niet het voordeel heeft van non-verbale communicatie en aanwijzingen van de klant. Over het algemeen kunnen telefonische vergaderingen een haalbare optie zijn die tijd en geld kan besparen.

Vóór de oproep

Om een ​​goede indruk te maken tijdens de telefonische vergadering, moet de kleine onderneming een lijst met taken invullen voordat de telefonische vergadering plaatsvindt. Dit omvat het scoping van een stiltekamer in het kantoor waar de oproep kan worden uitgevoerd. Het moet alle mensen die deel uitmaken van de oproep comfortabel huisvesten. Bij voorkeur zou dit een ronde tafel omvatten met de telefoon in het midden zodat iedereen op gelijke afstand van de telefoon is. Dit voorkomt lastige tijden van herhaalde frasen omdat de andere partij niet duidelijk kon horen.

Tijdens de oproep

Alle deelnemers aan de telefonische vergadering moeten een agenda voor zich hebben. Hierdoor blijft het gesprek op schema. Daarnaast moet een persoon worden aangesteld als facilitator voor de oproep. Deze persoon is de hoofdspreker en zorgt ervoor dat de oproep op het onderwerp en op de taak blijft staan. De facilitator kan anderen ook introduceren voordat ze spreken of een vraag beantwoorden. Een goede etiquette dicteert dat de klant of klant altijd weet met wie hij of zij spreekt tijdens een telefonische vergadering.

Na de oproep

Het opstellen van notities en het e-mailen of faxen naar de klant is een leuke actie namens het kleine bedrijf. Niet alleen biedt het een reden om met de klant te overleggen, het gaat ook verder dan in gebruik. Door de klant van tevoren te laten weten dat dit zal gebeuren, kan dit voorkomen dat ze het gevoel krijgen dat ze woedend aantekeningen moeten maken tijdens het gesprek en mogelijk belangrijke informatie missen om te proberen het gesprek bij te houden terwijl ze aantekeningen maken.

Deelnemers

Alle deelnemers aan de oproep moeten het advies krijgen om zich tijdens het gesprek aan de juiste etiquette voor telefonische vergaderingen te houden. Dit omvat het vermijden van onnodige bewegingen, ruisende papieren, uit de pas lopen, anderen onderbreken en eten of drinken tijdens het gesprek. Sommige kleine bedrijven vinden het misschien interessant om tijdens de vergadering een presentatie te laten zien, zodat iedereen op de hoogte is van de punten die moeten worden gemaakt. Dit kan ook voorkomen dat mensen boven op elkaar praten en daardoor ongemakkelijke situaties tijdens het gesprek vermijden.

overwegingen

Het bedrijf moet ervoor zorgen dat de juiste apparatuur beschikbaar is voor de telefonische vergadering. Wisselgesprek en de mogelijkheid om de oproep via een intercomsysteem te onderbreken, moeten worden uitgeschakeld. Vóór elke telefonische vergadering moet het systeem worden getest om er zeker van te zijn dat alles naar behoren werkt. Als u niet voorbereid bent op de telefonische vergadering, kunt u het bericht sturen dat het bedrijf ook andere delen van het bedrijf niet effectief kan verwerken. Voorbereiding is de sleutel bij het voeren van conferentiegesprekken.