Waarom een ​​stroomdiagram gebruiken?

Als eigenaar van een bedrijf moet u er altijd naar streven de efficiëntie van uw werkplek te verbeteren, dus verwelkom elk hulpmiddel of hulpmiddel waarmee u die taak kunt uitvoeren. Het stroomlijnen van de processen binnen uw bedrijf kan uw medewerkers ook helpen hun productiviteit te verhogen en meer productiviteit betekent meer omzet. Een hulpmiddel om te overwegen is een stroomschema, dat een picturale of grafische weergave van een proces is. Het gebruik van stroomdiagrammen is talrijk in industrieën, zoals entertainment, engineering, natuurwetenschappen en computerprogrammering. Het doel van flowcharts is om te communiceren hoe een proces werkt of zou moeten werken zonder een verwarrend technisch jargon. Als u de belangrijkste toepassingen van stroomdiagrammen begrijpt, kan uw bedrijf op topniveau presteren.

Definieer een werkproces

Een van de belangrijkste toepassingen van stroomdiagrammen is om via afbeeldingen af ​​te beelden hoe een proces van begin tot eind wordt uitgevoerd, meestal in de juiste volgorde. Een processtroomdiagram wordt vaak gebruikt in trainingen om een ​​bestaand proces te documenteren of om de efficiëntie van dat proces te evalueren. Als u bijvoorbeeld niet zeker weet of een bepaald proces de tijd en moeite waard is, kan een processtroomdiagram knelpunten of duplicatie van taken onthullen. U kunt symbolen aan uw processtroomdiagram toevoegen waarin elk symbool staat voor een persoon of groep die verantwoordelijk is voor een taak, beslissing of uitvoer. Uw managementteam kan dan bepalen of een team overbelast is of dat sommige teams niet nodig zijn voor het proces.

Evalueer de timing van taken

Een ander belangrijk doel van stroomdiagrammen is om te bepalen hoe lang het duurt om elke taak in een specifiek proces te voltooien. Meestal zijn deze diagrammen lineair en worden ze van links naar rechts gelezen. U kunt kolommen toevoegen aan de tijdgrafiek om aan te geven hoe u elke taak kunt timen, zodat u de taken in het proces kunt evalueren in relatie tot de tijd. Dit is met name handig wanneer u deadline-georiënteerde taken en processen analyseert omdat het diagram u gebieden laat zien waarin taken meer efficiëntie vereisen en gebieden waarin de voltooiing van één taak afhankelijk is van de voltooiing van een andere taak. Stroomdiagrammen die timing analyseren, zijn met name handig wanneer er meerdere teams nodig zijn voor een project en communicatie essentieel is voor de voltooiing van dat project. Door te begrijpen hoeveel tijd elk proces in beslag neemt, weten teamleden hoe ze hun werkdag beter kunnen gebruiken.

Problemen oplossen en oplossen

Het is moeilijk om bugs en problemen in de workflow op te lossen, als je niet weet wat er fout is gegaan en in welke fase van het proces het fout is gegaan. Daarom is het oplossen van problemen een vitaal doel van het stroomdiagram. Als u een stroomdiagram voor probleemoplossing wilt ontwerpen, begint u meestal met het identificeren van het probleem en schrijft u dat probleem in een vak boven aan het stroomdiagram. Vervolgens tekent u een pijl naar vakken met verschillende mogelijke redenen voor dat probleem en vervolgens vakken voor mogelijke oplossingen, op basis van het probleem dat u hebt geïdentificeerd. Als u het probleem bijvoorbeeld als ontevredenheid over uw klantenserviceproces hebt geïdentificeerd, zou u verschillende redenen voor die ontevredenheid verzinnen, zoals lange wachttijden voor wachttijden, ontevredenheid over de levertijden, ontevredenheid over de kennis van uw vertegenwoordigers van de klantenservice of een perceptie dat uw vertegenwoordigers grof en onbehulpzaam zijn. Onder elk van deze vakken zou je een mogelijke oplossing ontwikkelen die specifiek de reden oproept dat je klanten niet tevreden zijn. Dit is slechts een voorbeeld van hoe u een stroomschema voor probleemoplossing kunt maken. Sommige bedrijfseigenaren gebruiken graag een waar of vals model waarin problemen worden geadresseerd op basis van eenvoudige waarheidsgetrouwe of valse verklaringen die in vakjes op de grafiek zijn geschreven.