Welke soorten communicatie moeten tijdens een project worden gebruikt?

Communicatie en hoe u samenwerkt met andere teamleden is cruciaal voor het succes van een project. Verschillende soorten communicatie kunnen een rol spelen bij de algehele planning en uitvoering van het uiteindelijke project en kunnen verbale, geschreven, elektronische en persoonlijke interacties omvatten. De informatiestroom speelt ook een belangrijke rol in het succes van uw project.

Geschreven

Geschreven communicatie kan gemakkelijk worden gekopieerd en naar alle leden van het team worden verzonden. Deadline-datums, procedures en bedrijfsbeleid moeten allemaal in schriftelijke vorm worden verzonden om misverstanden te voorkomen. E-mail is een effectieve vorm van communiceren van belangrijke informatie, vooral wanneer delen van uw projectteam zich op verschillende locaties bevinden. Duidelijkheid is essentieel om exacte details en relevante informatie aan alle deelnemers te geven. U moet voorkomen dat teamleden worden overladen met gegevens en prioriteit geven aan de informatie die teamleden nodig hebben om hun secties van het project te voltooien. Vermijd overweldigende projectleden met irrelevante documenten en gegevens.

elektronisch

Naast berichten en aanwijzingen in e-mails kunt u elektronische hulpmiddelen gebruiken om snelle, effectieve communicatie mogelijk te maken. Gebruik videovergaderingen wanneer deelnemers kunnen profiteren van brainstorming of vragen en antwoorden wanneer uw team op verschillende locaties is verspreid. U kunt spreadsheets en videobestanden bij e-mails voegen voor uitgebreidere presentaties voor teamleden. Gebruik uw interne webpagina's om informatie en updates te bieden waartoe projectdeelnemers op elk moment en op elke locatie toegang hebben. Een website is een effectieve bron waarmee alle teamleden de voortgang van het project kunnen volgen, zelfs op gebieden waar ze geen rol spelen.

Oog in oog

Persoonlijke ontmoetingen afzonderlijk en in teamverband spelen een cruciale rol in de algemene communicatieprocessen die leiden tot een succesvolle afronding van een project. Wanneer u persoonlijk met een teamlid spreekt, kunt u reacties meten en controleren of uw bericht is ontvangen. Teamleden bij elkaar krijgen verbetert het moreel en kan creativiteit en enthousiasme opwekken voor het project. Vergaderingen zijn geschikt wanneer de agenda is gepland en u wilt ervoor zorgen dat alle betrokkenen dezelfde boodschap horen. Workshops, seminars en vergaderingen wekken samenwerking en een vrije uitwisseling van nieuwe ideeën op.

sympathiek

Een essentieel aspect van communicatie dat vaak over het hoofd wordt gezien, is luisteren. Actief luisteren is vereist om teamleden te laten weten dat wat ze hebben gezegd, geschreven of weergegeven op de juiste manier is ontvangen. Feedback is er in verschillende vormen. In persoon geeft uw lichaamstaal uw aandachtsniveau weer, terwijl vragen en tijdige invoer betekenen dat u de boodschap hebt gehoord. E-mailreacties, sms-berichten en memo's laten andere leden van het team weten dat hun berichten zijn ontvangen en begrepen.