Wat is een W-9 voor een bedrijf?

Bedrijven die onafhankelijke contractanten inhuren, zijn verplicht om de lonen aan de IRS te melden op een 1099-formulier. Vóór het indienen van de 1099 moet het bedrijf de aannemer vragen om zijn belastingbetaler-identificatienummer (TIN) op het W-9-formulier te verstrekken. Voor inwoners van de VS en bedrijven is een FIN hetzelfde als een sofinummer (SSN) of een werkgever-identificatienummer (EIN).

Contractant W-9 formulieren

Wanneer u een aannemer inhuurt, of het nu een bedrijf of persoon is, moet u een W-9-formulier van elk van hen verzamelen. Aannemers kunnen eenmanszaken, vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, bedrijven, partnerschappen, trusts en nalatenschappen omvatten. Aan het einde van elk belastingjaar moet u de totale betalingen aan elke aannemer die $ 600 of meer zijn aan de IRS rapporteren op een 1099-formulier met behulp van de informatie van de W-9.

TIN-overeenkomst

Een van de belangrijkste redenen waarom de IRS vereist dat uw bedrijf een W-9 van aannemers krijgt voorafgaand aan het voorbereiden van de 1099, is dat u TIN-overeenkomsten kunt uitvoeren. Hiermee kunt u controleren of de informatie die u ontvangt op een W-9 overeenkomt met wat de IRS voor het individu of bedrijf heeft geregistreerd. Omdat aannemers doorgaans niet zijn onderworpen aan belastingheffing, kan de IRS de betalingen terug naar elke belastingbetaler traceren in het geval dat hij nooit een belastingbetaling ontvangt. Zonder TIN-matching kan een contractant opzettelijk onnauwkeurige informatie over een W-9 verstrekken om belasting te ontduiken.

Buitenlandse begunstigden

Buitenlandse personen en bedrijven die niet in de VS wonen, dienen geen W-9-formulier in. In plaats daarvan vereist de IRS dat u een W-8-formulier ontvangt van elk buitenlands persoon of bedrijf. In het geval van buitenlandse aliens die ingezetenen zijn van de VS, vereist de IRS echter dat deze personen een W-9 indienen. Aangezien veel aliens niet in aanmerking komen voor een SSN, moeten ze een individueel belastingbetaleridentificatienummer (ITIN) aanvragen voordat ze het W-9-formulier invullen.

W-9-formulierinformatie

Het W-9-formulier is één pagina lang en vereist slechts enkele essentiële stukjes informatie. Incassanten moeten hun volledige naam of de naam van hun bedrijf opgeven als ze geen eenmanszaak zijn. Het moet ook het adres van de begunstigde en het juiste FIN bevatten. Het laatste deel van het formulier vereist een handtekening om te bevestigen dat de begunstigde niet onderworpen is aan back-up-inhouding, dat het FIN correct is en dat hij een Amerikaans staatsburger of inwoner is, een bedrijfsentiteit die is georganiseerd volgens de wetgeving van de VS of een binnenlands landgoed of vertrouwen.

Back-up achterhouden

Hoewel de meeste betalingen die uw bedrijf doet aan particulieren en bedrijven die een W-9 voorbereiden niet onderhevig zijn aan inhouding, kan de IRS de begunstigde onderwerpen aan back-up bronheffing. Het inhouden van een back-up is gelijk aan 28 procent van elke betaling die u doet, maar is alleen van toepassing wanneer het FIN dat de begunstigde verstrekt onjuist is.