Hoe een financiële verklaring te schrijven

Jaarrekeningen worden door het management, beleggers en kredietverstrekkers vertrouwd om de financiële positie van een bedrijf te bepalen. De hier gepresenteerde financiële overzichten zijn een balans en een winst- en verliesrekening. Hoewel de balans wordt gepresenteerd vanaf een specifieke datum, bijvoorbeeld op 31 december 2010, geeft de resultatenrekening een activiteit weer voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld 1 januari 2010 tot en met 31 december 2010. Zorg ervoor dat u duidelijk aangeeft geef de periode van de financiële afrekening aan, zodat de lezers niet in de war raken.

1.

Controleer of het grootboek is bijgewerkt tot de datum waarop de financiële overzichten worden voorbereid. Maak indien nodig aanpassingen aan journaalposten voor artikelen, zoals afschrijvingen en afboekingen van rekeningen. Bekijk bijvoorbeeld het grootboek en zorg ervoor dat aankopen correct worden geregistreerd en niet worden opgenomen in een andere uitgavencategorie, zoals huur.

2.

Bereid de balans voor door activacategorieën aan de linkerzijde op te sommen, en passiva en aandelencategorieën aan de rechterkant. Neem bijvoorbeeld de categorieën contanten en debiteuren in het activagedeelte, crediteuren en hypotheken die betaalbaar zijn in het passiefgedeelte, en kapitaalgoederen en het kapitaal van de eigenaar in het aandelengedeelte.

3.

Noteer de dollarwaarde van elk actief-, schuld- en aandelenrekeningsaldo op de balanssjabloon, volgens het saldo weergegeven per de proefbalans. Nadat alle bedragen zijn vermeld, controleert u of de totale activa gelijk zijn aan de totale verplichtingen en het eigen vermogen.

4.

Record totale omzet en aftrekken van rendementen en rechten om te beginnen met het opstellen van de resultatenrekening. Verminder hier de dollarwaarde van de kosten van verkochte goederen. De kostprijs van verkochte goederen vertegenwoordigt materialen, kosten van onderaannemers, directe arbeidskosten en andere kosten in verband met specifieke projecten. Het resulterende aantal staat bekend als bruto winst.

5.

Maak een gedetailleerde opsomming van alle algemene en administratieve kosten, inclusief vergoedingen voor functionarissen, salarissen van kantoren, huur, rechten en abonnementen, nutsvoorzieningen, autokosten, oninbare uitgaven, afschrijvingen en kosten van telefoon en kantoor. Trek alle algemene en administratieve kosten van de brutowinst af om te komen tot nettowinst.

Dingen nodig

• Grootboek
• Proefbalans

Tip

• Zorg ervoor dat elke post in de balans en de resultatenrekening op de juiste manier wordt geëtiketteerd zodat lezers van de financiële overzichten niet misleid of verward worden.