Manieren om werknemers te controleren die tijdkaarten vervalsen

Een medewerker die tijdkaarten vervalst, steelt van de werkgever. Dit soort fraude kan een bedrijf aanzienlijke bedragen kosten als het lange tijd niet wordt opgemerkt. Tijdkaartfraude is strafbaar door onmiddellijke beëindiging en is onderworpen aan geschillen naar goeddunken van de werkgever. Werkgevers kunnen verschillende technieken gebruiken om werknemers te controleren en verdere problemen te voorkomen. De technieken zijn ook effectief als de werkgever overtuigend bewijs wil van fraude voordat actie wordt ondernomen.

Manager goedkeuring

Veel werkgevers eisen dat managers tijdkaarten goedkeuren voordat ze kunnen worden ingediend voor betaling. De manager controleert de geregistreerde tijd voor elke werkdag om er zeker van te zijn dat er geen ongelijkheden zijn. Medewerkers moeten eventuele fouten corrigeren voordat de manager de tijdkaart kan goedkeuren. Wanneer de informatie juist is, keurt de manager de kaart goed en dient deze in bij de salarisadministratie. Medewerkers moeten geen toegang hebben tot hun tijdkaarten nadat ze zijn goedgekeurd.

Tijdzorgsystemen

Tijdregistratietoestellen, zoals tijdklokken en kaartscanners, zijn effectief voor het vastleggen van de aankomst- en vertrektijden van een medewerker. Sommige tijdklokken voeren de informatie in het salarissysteem in. Een supervisor moet dicht bij het tijdregistratiesysteem staan ​​aan het begin en aan het einde van een dienst of werkdag om het gebruik van het apparaat te controleren. Dit voorkomt dat oneerlijke werknemers hun tijd vervalsen of tijdkaarten proberen af ​​te stempelen voor andere werknemers.

Tijdskaarten vergelijken

Tijdkaartrecords zijn handig voor het controleren van oneerlijke werknemers. Leidinggevenden kunnen kopieën van de kaarten die zijn ingediend bij de salarisadministratie bewaren en deze onderzoeken om de normale werkpatronen te bepalen. Elke betaalperiode kan de supervisor de uren op nieuwe tijdkaarten vergelijken met de uren die in het verleden zijn gerapporteerd. Discrepanties kunnen wijzen op fraude. De supervisor moet zijn kopieën ook vergelijken met die van de loonadministratie.

Computerbewaking

Werkgevers kunnen de aankomst- en vertrektijden van het personeel volgen met computerprogramma's. Wanneer een dergelijk programma is geïnstalleerd, moeten werknemers zich aanmelden om hun werkstations te gebruiken en aan het einde van elke werkdag uit te loggen. Het programma registreert deze gebeurtenissen en de manager kan het logboek gebruiken om de aankomst- en vertrektijden van elke medewerker voor de betalingsperiode te bepalen. Sommige programma's volgen ook de activiteit van elke medewerker op het werkstation, zodat de werkgever het daadwerkelijke werk kan bepalen.

Camera bewaking

Werkgevers kunnen de activiteit van werknemers volgen met bewakingscamera's die zich in strategische delen van het gebouw bevinden. Managers kunnen bijvoorbeeld de aankomst- en vertrektijden van elke medewerker controleren met video van een camera die op de ingang van het gebouw is gericht. Medewerkers die zich ervan bewust zijn dat ze in de gaten worden gehouden, zullen de uren die zij op hun tijdskaarten melden minder vaak vervalsen. Ze komen ook vaker op goedgekeurde tijden aan en vertrekken.