Soorten werkverificatiebestandssystemen

In de Verenigde Staten is het de verantwoordelijkheid van de werkgever om ervoor te zorgen dat alle werknemers van het bedrijf wettelijk bevoegd zijn om te werken. Hoewel het uitgangspunt hiervan eenvoudig lijkt, als u een eigenaar van een klein bedrijf bent zonder een grote personeelsafdeling of een toegewijde HR-persoon, kan het een uitdaging zijn om de juridische complexiteit te begrijpen. Gelukkig hoeft u geen achtergrond in het arbeidsrecht te hebben om bestandssystemen te maken die u helpen bij het organiseren van de geschiktheid van uw werknemers.

I-9 formulieren

Volgens US Citizenship and Immigration Services moeten alle werkgevers in de VS I-9-formulieren invullen en bewaren voor elke ingehuurde persoon. Dit omvat zowel Amerikaanse burgers als niet-burgers die toestemming hebben om in de VS te werken. Afdeling 1 van het formulier wordt meestal ingevuld door de werknemer en bestaat uit een gebied voor de informatie van de werknemer, waaronder de wettelijke naam, geboortedatum, adres en sofinummer. . Deel 2 wordt ingevuld door de werkgever en is de plaats waar de werkgever de informatie invult uit de werkvergunningsdocumenten van de werknemer. Sommige goedgekeurde autorisatiedocumenten voor werken omvatten een geldig rijbewijs en sofi-nummer, een Amerikaans paspoort en een kaart voor permanente ingezetenen.

Het ingevulde I-9-formulier indienen

Veel werkgevers maken kopieën van de identificatiedocumenten voor werknemers, zoals een rijbewijs of paspoort. Vervolgens dienen ze het ingevulde en ondertekende I-9-formulier apart van de identificatiedocumenten in. De I-9-bestanden en identificatiedocumenten zijn meestal beveiligde bestanden die als privé zijn gemarkeerd of zelfs zijn vergrendeld. Werkgevers doen dit om identiteitsdiefstal te voorkomen en ervoor te zorgen dat persoonlijke werknemersinformatie privé blijft.

Toepassingsbestanden

De meeste werkgevers houden ook sollicitaties van werknemers bij. Hoewel het niet wettelijk verplicht is om sollicitaties van werknemers en I-9-formulieren afzonderlijk in te dienen, doen de meeste HR-afdelingen dit wel. Deze archiveringspraktijk wordt gedaan omdat als u ooit te maken krijgt met een werkgelegenheidsverificatie-audit van de USCIS of het Amerikaanse ministerie van arbeid, het veel gemakkelijker zal zijn om de informatie te vinden in plaats van honderden bestanden te doorzoeken die zijn gevuld met papieren toepassingen, vertrouwelijkheidsovereenkomsten en andere werknemersformulieren, zoals resultaten van geneesmiddelencreening. De andere reden voor het afzonderlijk indienen van de I-9 is dat de I-9 meestal informatie heeft over de nationaliteit van een werknemer. Als deze informatie veilig wordt bewaard, kan de werkgever mogelijk voorkomen dat andere werknemers een werknemer discrimineren op basis van zijn etniciteit.

De bestanden bewaren

De I-9 wordt niet naar de USCIS gestuurd - deze wordt bij de werkgever bewaard. Volgens het USCIS moet dit formulier minimaal drie jaar na de huurdatum worden bewaard of gedurende ten minste één jaar nadat een werknemer is beëindigd. Sommige bedrijven bewaren de bestanden langer dan de minimumvereisten en creëren extra archiveringssystemen voor oudere I-9's.