Hoe een reactie op een auditrapport te schrijven

Uw bedrijf kan worden onderworpen aan een externe audit, bijvoorbeeld op aandringen van een wederzijdse overeenkomst met uw zakenpartner, of een IRS-audit, willekeurig geselecteerd door de IRS zelf. In beide gevallen zal de auditeur u zijn bevindingen voorleggen in een auditrapport of een kennisgeving. Zo'n melding of rapport vereist een reactie van u.

Overeenkomst reactie

De aard van uw reactie zal eenvoudig zijn als u instemt met de bevindingen van het auditrapport of de kennisgeving. U hoeft alleen maar te doen wat in het rapport of de melding staat dat u zou moeten doen. Als het auditrapport zegt dat u uw contant geld moet verbeteren door een goede kassa te gebruiken, kunt u uw acceptatie of instemming met deze suggestie in een brief meedelen en de suggestie uitvoeren. Evenzo, als u akkoord gaat met de kennisgeving van de IRS om uw belastingaangifte aan te passen en uw belastingbetaling te verhogen, volstaat het betalen van de belastingen als een reactie.

Disagreement Response

Wanneer u het niet eens bent met de bevindingen van een auditrapport of IRS-kennisgeving, moet u uw meningsverschil schriftelijk kenbaar maken. In het geval van een IRS-kennisgeving, moet u direct reageren op de zorgen van de auditor die in de kennisgeving is vermeld. Schrijf een brief en leg uit waarom u het niet eens bent, samen met documenten om uw positie te ondersteunen. IRS-meldingen hebben meestal een onderste afscheurgedeelte en een adres linksonder. Voeg de afscheuring toe met uw brief en mail deze naar het opgegeven adres. U kunt reageren op een extern auditrapport in een één-op-één vergadering of via een geschreven brief. Leg uit waarom u het niet eens bent en ondersteun uw positie indien nodig met schriftelijk bewijsmateriaal.

De brief schrijven

Bij het schrijven van een reactie op de IRS vergeet nooit om belangrijke details te vermelden, zoals de geadresseerde IRS kantoor of ambtenaar, sofinummer of werkgeversidentificatienummer, IRS-formulier en belastingperiode. Presenteer deze informatie aan het begin van de brief. De hoofdtekst van uw brief moet de exacte reden voor uw onenigheid bevatten. Breng voor externe auditors uw meningsverschillen over op officieel briefpapier, als u dit hebt. Detailleer uw perspectief voor de auditors en uw tegenvoorstellen of suggesties.

Tips

Raak in beide gevallen niet in paniek wanneer u het niet eens bent met de bevindingen van een auditor. Herzie deze zaken opnieuw en als u een fout heeft gemaakt, corrigeert u de fout en beantwoordt u de auditor. Reageer op auditrapporten volledig en tijdig. De IRS en externe auditors stellen gewoonlijk tijdlijnen vast en u moet binnen deze tijdlijnen reageren als u meningsverschillen hebt. Als u kiest voor een een-op-een vergadering met de externe accountant, is geschreven documentatie nog steeds een goed idee voor toekomstige records.