Hoe een voorstel te schrijven om de structuur van een afdeling te wijzigen

Zakelijke voorstellen bestaan ​​over het algemeen uit een samenvatting, een inleiding, een uitgebreide beschrijving van de basis voor verandering, kostenplanning en te leveren prestaties. Met een beetje tweaken werkt deze indeling ook goed voor een voorstel om de structuur van een afdeling te wijzigen. Uw voorstel voor dit scenario moet ook aandacht besteden aan personeelsplanning en personeelsstrategie. Het opstellen van een goed samengesteld voorstel vereist een gedetailleerde analyse en berekeningen voor een adequate rechtvaardiging.

Maak een inleiding op uw voorstel. Vermeld uw positie, afdelingsrol en het doel van uw voorstel, evenals de effectieve data voor ideeën voor voorstellen. Houd je inleidingstoespraak bij - niet meer dan twee alinea's.

Beschrijf uw huidige afdelingsstructuur. Identificeer het afdelingsleiderschap, inclusief managers, supervisors en teamleiders. Geef aan hoeveel werknemers rapporteren aan elke persoon in het managementteam en de rapportagestructuur. Illustreer de huidige structuur van uw afdeling met behulp van een geschreven beschrijving en een organigram voor visuele vergelijking. Gebruik een tot twee pagina's voor dit gedeelte van uw voorstel.

Vergelijk de huidige structuur van uw afdeling in relatie tot de algehele organisatie. Als uw afdelingsstructuur bijvoorbeeld verschilt van andere afdelingsstructuren, geeft u dit aan en legt u uit waarom als u de geschiedenis kent van hoe de afdelingsstructuur werd bereikt. Beschrijf de interdepartementale relaties die je hebt. Leg bijvoorbeeld voor verkoopafdelingen uit hoe nauw u samenwerkt met de verzendafdeling en de kwaliteit van werkrelaties tussen medewerkers van beide afdelingen. Herhaal deze analyse voor elke afdeling waarmee u veelvuldig omgaat, waarbij u niet meer dan één volledige pagina uitgeeft voor het vergelijken van elke twee afdelingen.

Maak een lijst van alternatieve afdelingsstructuren die als haalbaar worden beschouwd. Beschrijf ze elk - ongeveer één pagina voor elke verschillende structuur - met uitleg over hoe de rapportagerelaties zouden veranderen, het aantal werknemers op elk gebied van de afdeling en de manieren waarop werknemersplichten kunnen veranderen op basis van de alternatieve structuur. Stel dat u momenteel zes verschillende gebieden binnen uw afdeling heeft en u overwoog gebieden te combineren om slechts drie afzonderlijke gebieden te maken. Leg uit hoe die structuur eruit ziet: hoeveel werknemers op de drie gebieden werken en hoe de rapportagerelaties veranderen op basis van minder gebieden waarvoor toezichthouders zeggenschap zouden hebben.

Schrijf een analyse voor elke alternatieve structuur. Weeg de voor- en nadelen af ​​voor elk alternatief. Beschrijf hoe de efficiëntie en productiviteit van afdelingen zouden veranderen. Neem personeelswijzigingen op die nodig zijn om elke alternatieve herstructurering te vergemakkelijken.

Schat de kosten voor elke alternatieve structuur vanaf het begin, inclusief de kosten van reorganisatie en de kosten om de nieuwe structuur te behouden. Bereken het rendement op de investering in de initiële kosten voor reorganisatie en toon besparingen op de afdelingsafdeling voor het handhaven van de nieuwe structuur. Als uw voorstel voor reorganisatie niet op kosten is gebaseerd, laat dan de waarde van reorganisatie zien en hoe het de algehele onderneming ten goede komt.

Zorg ervoor dat uw tijdschema en schattingen zijn gebaseerd op het fiscale jaar en kwartaalplanningen van het bedrijf. Dit gedeelte van uw voorstel moet mogelijk één pagina bevatten voor de analyse van elke alternatieve structuur.

Finaliseer uw voorstel. Controleer uw berekeningen en de informatie in uw beoordeling van de voordelen van een herstructurering van de afdeling. Bereid een samenvatting voor als een voorpagina van het bedrijfsvoorstel. Een samenvatting, die de hoogtepunten en belangrijkste punten van uw voorgestelde wijzigingen bevat, mag niet meer dan één volledige pagina zijn.