Hoe een memo van HR te schrijven

Human Resources-afdelingen sturen regelmatig berichten naar medewerkers over uiteenlopende onderwerpen - van het documenteren van beëindigingen van werknemers tot het uitnodigen van een bedrijf tot picknick. De meest effectieve HR-communicatie is goed geconstrueerd, houdt het publiek in het achterhoofd en wordt op gepaste wijze gedistribueerd. Het bevat ook taal die het de lezer niet laat de betekenis te interpreteren, wat betekent dat een HR-memo duidelijk en ondubbelzinnig moet zijn.

1.

Stel het doel en de omtrek van uw bericht op. Memo's van personeelszaken kunnen informatief zijn, zoals beleids- of procedurele updates, of ze kunnen een schriftelijke bevestiging van werkgelegenheidsacties zijn, zoals documentatie voor disciplinaire beoordeling of beëindiging. Terwijl u de contour opmaakt, bepaalt u de positie of titel, achtergrond en kwalificaties van uw lezer.

2.

Bereid de lijst voor van medewerkers aan wie uw memo wordt verspreid. Vraag uw IT-afdeling om u een e-maillijst te bezorgen voor alle werknemers of voor bepaalde groepen werknemers. Als u een informatiememo aan werknemers schrijft, kopieert u hun supervisors en managers. Leiderschap moet altijd op de hoogte zijn van de informatie die wordt verstrekt aan werknemers die aan hen rapporteren.

3.

Verzamel gegevens die nodig zijn om uw onderwerp te onderbouwen. Als u bijvoorbeeld schrijft over een beleidswijziging, ontvangt u kopieën van de huidige handboeken en standaardwerkprocedures. Verkrijg ook herziene beleidsverklaringen die zijn verspreid nadat uw handboek is gepubliceerd. Als het beleid te maken heeft met processen, zoals technologie, verkrijg dan stapsgewijze instructies voor het gebruik van de nieuwe technologie.

4.

Maak een lijst van de werknemers aan wie u de memo schrijft. Bepaal wie je lezers zijn en pas de taal dienovereenkomstig aan. Als u bijvoorbeeld naar IT-specialisten schrijft over procedurele kwesties, zullen zij technologie spreken begrijpen. Als u echter een memo schrijft over IT-processen en uw publiek bestaat uit meer dan alleen IT-personeel, bereidt u het voor zodat het begrijpelijk is voor een breed publiek.

5.

Plaats kopieën van memo's gericht aan individuele werknemers in hun personeelsdossiers. Sommige vertrouwelijke memo's moeten mogelijk eerst in een persoonlijke vergadering worden gepresenteerd en als de notitie te maken heeft met beëindiging, moet de supervisor of manager van de medewerker aanwezig zijn tijdens de vergadering wanneer de notitie aan de werknemer wordt overhandigd.

6.

Geef aan of HR-memo's vertrouwelijk zijn. HR-correspondentie kan gevoelige informatie bevatten over lonen en arbeidsvoorwaarden, zoals voordelen, discipline, HR-statistieken en HR-strategische plannen. Kopieën van vertrouwelijke HR-memo's moeten worden opgeslagen in bestanden met beperkte toegang.