Hoe schrijf je een brief die weigert om geld te restitueren

Geen enkele eigenaar van een klein bedrijf houdt ervan om een ​​ongelukkige klant te hebben, maar het is niet altijd mogelijk om problemen op te lossen in het voordeel van de klant. Als een klant een teruggave vraagt ​​voor geld dat aan uw product of service is uitgegeven, moet u alle beschikbare informatie controleren en bepalen of de omstandigheden een terugbetaling rechtvaardigen. Als u besluit geen geld terug te geven, laat het de klant dan onmiddellijk weten door haar een beleefde maar ferme weigeringsbrief te sturen, waarin u beknopt uitlegt waarom u de teruggaveverzoek hebt afgewezen.

Gebruik Professional Stationary and Salutation

Gebruik briefhoofdpapier van bedrijven en volg de standaardbrieven voor bedrijfsbrieven bij het schrijven van uw brief. Vermeld de datum en de volledige naam en het volledige adres van de klant, evenals een beknopte onderwerpregel - 'Onderwerp: Uw teruggaveverzoek van 10 mei' bijvoorbeeld. Open met een formele aanhef zoals "Geachte mevrouw Smith:" om de toon te zetten.

Schrijf in een stevige, hoffelijke toon

Gebruik stevige maar hoffelijke taal. Bekrachtig in uw eerste paar zinnen het teruggaveverzoek en leg in het kort uit welke stappen u heeft ondernomen om de omstandigheden te onderzoeken en tot uw besluit te komen. Versterk uw zaak met zinnen als: "Ik heb persoonlijk gekeken naar de situatie rondom uw verzoek" of "Ik sprak met onze manager nadat we de voorwaarden van uw contract hebben bekeken.".

Neem een ​​apologetische houding aan

Spreek beleefd spijt uit, maar vermeld duidelijk dat u het verzoek afwijst en vermeld de reden in uw hoofdparagraaf. Noem een ​​specifiek bedrijfsbeleid om uw beslissing te verantwoorden waar mogelijk.

Voorbeeld

Als een klant een teruggave aanvraagt ​​voor een onlangs gekocht horloge, kan uw brief als volgt luiden:

"Het spijt ons dat u niet tevreden bent met uw nieuwe horloge, maar we hebben besloten om geen geld terug te geven. In het beleid van de fabrikant staat duidelijk dat het horloge niet waterdicht is en niet onder water gedragen moet worden. waardoor de garantie ongeldig wordt. "

In andere gevallen kunt u uw beslissing toelichten door erop te wijzen dat de gegarandeerde terugbetalingsperiode van het bedrijf is verlopen of door de klant eraan te herinneren dat het artikel is verkocht onder een contract dat "in de staat waarin het zich voordoet - geen teruggaven of retourneringen" vermeldt.

Versterk dat u de klant waardeert

Neem een ​​korte verklaring op in uw afsluitende alinea dat u de klantvriendelijkheid op prijs stelt. Als u bang bent dat u een klant met een lange of hoge waarde vervreemdt, overweeg dan iets van mindere waarde te bieden in plaats van een terugbetaling.

Voorbeeld

Overweeg een zin als:

"Hoewel we op dit moment geen restitutie kunnen geven, waarderen we uw bedrijf en bieden we u een korting van 15 procent op uw volgende aankoop."

Een andere optie is om een ​​tegoed aan te bieden dat bij een toekomstige aankoop kan worden gebruikt. Deze troost kan de slag van de weigering van teruggave verzachten. Sluit de brief met uw formele handtekeningblok, inclusief uw handgeschreven handtekening.

Proeflezen brief voor verzending

Bewijs zorgvuldig uw brief. Corrigeer typografische fouten of grammaticale fouten, druk een schone kopie af en onderteken opnieuw. Voor een bijzonder gewaardeerde klant, of in geval van een aanzienlijk restitutieverzoek, overweeg een andere eigenaar of senior manager uw brief te laten beoordelen voordat deze wordt verzonden.