Wat zijn de functies van MS Outlook?

Zelfs als uw bedrijf een eigen e-mailclient gebruikt of al een ander systeem voor berichtenverkeer heeft, kunt u verschillende functies binnen Microsoft Outlook nuttig vinden voor het bedrijf. Outlook is het gedeelte van de e-mailclient van Microsoft Office Suite en hoewel dit alles vergemakkelijkt, van e-mailberichten tot uitnodigingen voor vergaderingen, werkt het op dezelfde manier als andere Suite-programma's. Ontdek welke functies Outlook uw bedrijf te bieden heeft en u zult snel het bericht krijgen.

Communicatie

Microsoft Outlook vergemakkelijkt de communicatie op verschillende manieren. De grootste is natuurlijk per e-mail. Met een klik van het menu "Nieuw" op het lint, kunt u een bericht genereren dat gereed is voor e-mail. Outlook maakt verbeteringen mogelijk, zoals bijlagen, achtergronden en thema's, handtekeningbestanden en, in bepaalde gevallen, de mogelijkheid om te zien of de mensen die u e-mailt momenteel online zijn binnen het bedrijfsnetwerk. Via een interface die heel bekend is voor iedereen die in andere Suite-producten zoals Word of Excel heeft gewerkt, kunt u uw e-mails aanpassen door het lettertype te wijzigen, uw bedrijfslogo toe te voegen en verschillende kleuren op te geven.

Organisatie

Hoewel een agenda misschien het eerste is dat in je opkomt bij het brainstormen over manieren om georganiseerd te raken, biedt Outlook verschillende functies om georganiseerd te blijven. Het heeft een zeer configureerbare kalender, te vinden door op de knop "Agenda" linksonder in de werkruimte te klikken. U kunt de weergave van de agenda configureren om dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse details weer te geven, evenals kleurcoördinaatvergaderingen. Een andere manier waarop Outlook u digitaal georganiseerd houdt, is de lijst met contactpersonen. De knop 'Contactpersonen' bevindt zich direct onder de knop 'Agenda' en stelt u in staat om zoveel als weinig bij te houden zoals gewenst. Voeg digitale visitekaartjes toe of voer de informatie handmatig in. Hoewel Outlook standaard wordt geleverd met verschillende e-mailmappen, zoals 'Verzonden' en 'Opgeslagen items', kunt u deze toevoegen, verwijderen en ordenen zoals het u het beste uitkomt. Maak mappen om e-mails op te slaan die u moet adresseren, vragen van ondergeschikten, briefings van concurrenten en al het andere dat rommel uit uw hoofdvenster van e-mailberichten verwijdert.

Tracking

Het kan lijken alsof je eenmaal een e-mail in de ether hebt gestuurd, je weet nooit of het zijn beoogde doel heeft bereikt. Eén functie die Outlook biedt, is bevestiging. Nadat u een nieuwe e-mail hebt geopend door op de knop "Nieuw" of "E-mailbericht" te klikken, klikt u op het tabblad "Optie" in het venster "Naamloos - Bericht". Twee functies staan ​​hier tot uw beschikking. Vink het selectievakje 'Een ontvangstbewijs aanvragen' op het lint aan om te achterhalen wanneer uw bericht is beland in de e-mailinbox van de ontvanger. Vink het selectievakje 'Een leesbevestiging aanvragen' aan om op de hoogte te worden gesteld wanneer de ontvanger het e-mailbericht daadwerkelijk opent. Hoewel deze functies niet worden gegarandeerd - ontvangers kunnen een optie instellen om geen leesbevestiging te verzenden - ze kunnen nuttig zijn. Als traceren veel voorkomt of belangrijk is voor uw bedrijf, kunt u Outlook configureren om alle berichten bij te houden in het gedeelte Berichtenbeheer.

samenspel

Met veel Outlook-functies kunt u samenwerken met uw werknemers, supervisors en andere collega's. Vergaderingen instellen met behulp van de vergaderingsuitnodiging van Outlook. Niet alleen informeer je de genodigden meteen dat hun aanwezigheid wordt gevraagd, maar kun je ook bijhouden wie accepteert of weigert, en vooraf inchecken in de schema's van de gasten voor een optimale planning. U kunt ook gebruikmaken van de Share Share-functie van Outlook. Hiermee kunt u, nadat beide partijen akkoord zijn gegaan met het delen, de werkroosters van medewerkers bekijken, zien wanneer ze op kantoor zijn en niet op kantoor zijn, afspraken nakijken en meer. Maak gebruik van de functie Taakverzoek, gevonden in het menu "Nieuw" op het lint, om werk toe te wijzen.