Hoe een ontslagbrief te schrijven

Verlagingen van kracht en ontslagen zijn moeilijke taken waarvoor personeelszaken verantwoordelijk zijn. Werkgevers kunnen het proces minder pijnlijk maken als ze de communicatie met werknemers een prioriteit maken. Het schrijven van een brief om werknemers te informeren over ontslagen is een goed begin; de brief moet echter wel worden besproken met medewerkers tijdens vergaderingen van afdelingen of alle personeelsleden. Dit geeft bedrijfsmanagement de gelegenheid om wroeging te uiten over het moeten ontslaan van werknemers en directe communicatie brengt een boodschap over dat de organisatie echt geeft om het leven van werknemers binnen en buiten de werkplek.

1.

Verzamel de materialen en documentatie waarop u hebt vertrouwd om vastberaden medewerkers te ontslaan. Verkrijg de medewerkerscensus met de namen van werknemers die zijn geïdentificeerd voor het ontslag. Verzamel documentatie die de beslissingen ondersteunt voor werknemers die worden ontslagen, zoals verklaringen over het verwijderen van werk of opmerkingen over organisatorische herstructurering.

2.

Stel de eerste alinea van de brief op, waarin de geschiedenis van de organisatie, de oprichting ervan en hoe deze tot stand is gekomen, wordt weergegeven door het harde werk en de inzet van de medewerkers. Prijst het personeel voor zijn talenten en bijdragen die het mogelijk maakten om te overleven door de jaren heen. Wees dankbaar voor iedereen die in de loop der jaren een rol heeft gespeeld bij het ontwikkelen en ondersteunen van het bedrijf.

3.

Construeer de tweede alinea door uit te leggen onder welke omstandigheden de focus van het bedrijf is veranderd. Verklaar de moeilijkheid bij het ondersteunen van een succesvolle organisatie in het licht van uitdagende economische omstandigheden, zakelijke eisen en het onvermogen om te voldoen aan de vraag van klanten naar producten en diensten.

4.

Leg uit hoe werknemers werden ontslagen en het proces werd gebruikt om te beslissen welke functies zouden worden geëlimineerd. Beschrijf scenario's die het bedrijf overwoog om het leven van werknemers en hun gezinnen niet te beïnvloeden, maar dat het niet haalbaar is om het huidige personeelsbestand te behouden. Bevestig dat het bedrijf, helaas, medewerkers moet ontslaan en gedurende het hele proces van regelmatige, bijgewerkte communicatie van plan is, zodat werknemers altijd goed geïnformeerd zijn over wat ze kunnen verwachten.

5.

Geef stapsgewijze informatie over waar medewerkers de komende weken op moeten anticiperen. Gebruik een kalender of tijdlijn om het proces te illustreren. Nodig werknemers uit om naar de personeelsafdeling te komen voor vragen over voordelen, pensioenspaarrekeningen, vakantietoekenning en betaling voor ongebruikte betaald verlof. Vertel medewerkers de datum waarop zij een informatiepakket zullen ontvangen waarin de stappen worden uiteengezet voor het aanvragen van werkloosheidsuitkeringen, omscholing voor nieuwe banen en outplacementdiensten om werknemers elders aan het werk te helpen.

6.

Lees deze brief tijdens een vergadering met alle personeelsleden. Stuur niet gewoon een standaardbrief naar de woning van de werknemers, hoewel u elke werknemer een kopie van de brief moet bezorgen. Geef de letters een persoonlijk tintje met de originele handtekening van de bedrijfsvoorzitter. Personaliseer het nieuws van een ontslag om te voorkomen dat werknemers zich in het ongewisse voelen over zakelijke beslissingen die hun loopbaan beïnvloeden en het vermogen om hun levensstijl te ondersteunen.