Hoe een creditnota te schrijven

Bedrijfsboekhouding kan om verschillende redenen hoofdpijn veroorzaken, maar als het goed wordt gedaan, hoeft het verstrekken van kredieten aan uw klanten geen van de oorzaken te zijn. Creditmeldingen zijn een eenvoudige manier om uw rekeningen aan te passen na het verzenden van een onjuiste factuur. Typische toepassingen voor creditnota's zijn overbetalingen, korte bestellingen, beschadigde zendingen, verkeerde producten, kortingen na de factuur en het afschrijven van korte betalingen. Een creditnota is een negatieve factuur die wordt gebruikt wanneer er een verschil is in de oorspronkelijke bestelling van de klant of het gefactureerde bedrag waardoor een frequente klant te veel geld verschuldigd is.

1.

Schrijf "Credit Memo" aan de bovenkant van een vel papier. U kunt ook een creditnota-sjabloon gebruiken die is verstrekt door uw kantoor of de fabrikant van de boekhoudsoftware. Typ uw bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, website of e-mailadres en uw belastingidentificatienummer boven aan de pagina of, als u een sjabloon gebruikt, in de juiste spaties.

2.

Typ de gegevens van uw klant aan de rechterkant van de pagina als u uw eigen notitie maakt. Gebruik de juiste lege cellen als u een sjabloon gebruikt. Voeg elk nummer of code toe die u gebruikt om de klant binnen uw bedrijf te identificeren.

3.

Vermeld de datum waarop u de memo uitgeeft, het nummer van het creditnota, het originele factuurnummer en de betalingsvoorwaarden aan de linkerkant van de pagina of in de spaties die door de sjabloon worden verstrekt. Het nummer van de memo is een uniek nummer dat door u is toegewezen.

4.

Verdeel het midden van de pagina in vijf kolommen. Schrijf de hoeveelheid van elk gecrediteerd artikel in de eerste kolom, uw item-identificatienummer in de tweede kolom; beschrijf het artikel en de reden voor het krediet in de derde kolom en de prijs van het artikel in de vierde kolom. Vermenigvuldig de artikelprijs met de hoeveelheid om het lijntotaal voor de vijfde kolom te berekenen. Label elke kolom met de juiste naam.

5.

Voeg alle prijzen in de vijfde kolom toe en noteer het totaal onderaan de memo. Label de regel "Subtotaal."

6.

Bereken de omzetbelasting voor de gecrediteerde artikelen door het subtotaal te vermenigvuldigen met het btw-bedrag van uw staat. Noteer het bedrag onder het subtotaal en label de regel 'Omzetbelasting'.

7.

Voeg de btw toe aan het subtotaal. Noteer het bedrag onder het BTW-bedrag en typ de regel 'Totaal'.

Tips

• Geef terugbetalingen per cheque uit aan eenmalige of niet-veelgestelde klanten.
• U kunt achtereenvolgens memo's nummeren, een willekeurig nummer selecteren of het originele factuurnummer gebruiken en eindigen in "-R" of "-CR." Het gebruik van de aanduiding "-R" of "-CR" voorkomt dat u door uw creditnota's moet kijken om het volgende vereiste nummer te bepalen en de kans op het dupliceren van een nummer uit een eerdere memo.
• Betalingsvoorwaarden voor creditnota's zijn meestal hetzelfde als de betalingsvoorwaarden die u voor facturen gebruikt.