Hoe een beleid voor de debiteuren van een bedrijf te schrijven

Debiteuren worden gedefinieerd als een actief dat een toekomstige betaling weerspiegelt. In werkelijkheid is een debiteur een schuld. Hoe uw bedrijf omgaat met de schuldverplichting en de voorwaarden van de schuld, moet duidelijk worden geschreven in het beleid van de organisatie dat uw personeel begrijpt. Bepaalde termen zoals 'afschrijving' en 'verzameling' moeten bijvoorbeeld worden gedefinieerd. Inzamelingstechnieken en het beleid en de procedures die worden gevolgd om achterstallige betalingen af ​​te handelen, kunnen ook degenen van uw afdeling voor debiteuren helpen om hun taken en verantwoordelijkheden beter uit te voeren.

Beleidsdefinities en beheer van vorderingen

De eerste stap bij het schrijven van een te ontvangen beleid is het verschaffen van definities van alle belangrijke gebruikte termen. Neem definities op voor debiteuren, afschrijving van rekeningen en de verschillende soorten vorderingen. U kunt ook informatie over het beheer van vorderingen toevoegen aan de procedures voor het opnemen, verzamelen, vasthouden, goedkeuren, aanpassen, beoordelen, doorverwijzen of anderszins verwerken van een vordering.

Vaststelling van de vordering

Het volgende gedeelte dat u schrijft moet een basis of richtlijn vormen voor de vaststelling van een vordering. Het moet uitleggen hoe de vordering wordt erkend door de debiteur en definieer uw rol bij het verstrekken van de betalingsvoorwaarden op het moment dat het account wordt aangemaakt. Voeg een overzicht toe van het proces van verzamelingsactiviteiten en het tijdsbestek tussen het plaatsen van het account in incasso's en het doorverwijzen van het account naar een extern kredietbureau.

Facturatieproces

Neem een ​​sectie over het factureringsproces op en leg uit hoe klanten hun account kunnen bekijken of facturen kunnen openen. Misschien wilt u het verschil bespreken tussen een papieren en elektronische factuur en het proces om over te schakelen naar een elektronische factuur.

Eigen controle van achterstallige rekeningen

Vanuit een auditperspectief moet de bedrijfseigenaar alle achterstallige rekeningen minstens één keer per jaar controleren. Een schema voor interne managementreviews van te ontvangen activiteiten - doorgaans maandelijks - moet ook worden verstrekt. Voeg de titel toe van de persoon die verantwoordelijk is voor de beoordeling.

Verouderingsbeleid voor accounts

Het laatste deel van het beleid moet een achterstallige rekening definiëren en de criteria of basis bieden voor het afboeken van een achterstallig account en een actie voor het herstellen van het account. Het beleid moet het proces voor ouder wordende accounts definiëren. Het moet bijvoorbeeld aangeven of accounts ouder worden in stappen van 30 dagen of eenmaal per kwartaal.