Hoe een begrotingsverslag te geven

Een budgetrapport geeft aan waar uw bedrijf of organisatie financieel staat. Met kwartaalrapporten kunt u uw uitgaven volgen en ervoor zorgen dat u op het goede spoor bent om uw budgetdoelen te halen. Met kwartaalrapporten kunt u indien nodig aanpassingen aanbrengen. Een begrotingsverslag moet bestaan ​​uit een document en een presentatie waarin u vragen kunt beantwoorden en tijdens uw vergadering kunt wijzigen. Een succesvol begrotingsverslag gaat zowel over uitgaven in het verleden als over toekomstige uitgaven.

1.

Maak een uitgavenoverzicht voor het laatste kwartaal of voor het laatste fiscale jaar. Dit rapport moet de uitgaven in elke bestedingscategorie in uw begroting samenvatten. In het rapport kunt u een bijlage toevoegen met de afzonderlijke uitgaven voor elke categorie. Als er tijdens de vergadering vragen zijn over specifieke uitgaven, biedt dit een gemakkelijk referentiepunt.

2.

Stel een uitgavenprognose op voor het volgende kwartaal en voor de rest van het fiscale jaar. Vermeld verwachte inkomsten en verwachte uitgaven in de prognose. U hoeft niet zo specifiek te zijn met de verwachte uitgaven als met eerdere uitgaven.

3.

Kies de punten die u nodig hebt om het meest te dekken tijdens uw vergadering. Richt u vooral op gebieden waar u over of onder het budget staat. Dit zijn de hoogtepunten die u tijdens de vergadering wilt bespreken.

4.

Richt u op gebieden waar u moet bezuinigen of verdiendoelen wilt bereiken om op budget te blijven. Dit zal waarschijnlijk het grootste deel van uw presentatie zijn. Mogelijk moet u een plaats in dit gedeelte van uw presentatie opnemen om te bespreken hoe u de tekortkomingen in het huidige budget en fiscale jaar zult aanpakken.

5.

Maak grafieken om op te nemen in een PowerPoint- of Keynote-presentatie. Deze diagrammen moeten elk van uw belangrijkste punten in de presentatie raken en omvatten uitgavengrafieken en overuren. Neem dia's op voor de vragen die u tijdens de presentatie wilt beantwoorden.

6.

Beoordeel uw materialen en oefen het geven van de presentatie. Neem een ​​tweede exemplaar van uw presentatie op een thumb drive als back-up.

7.

Distribueer een exemplaar van het budgetrapport naar elke persoon die de vergadering bijwoont. U kunt het rapport vóór de vergadering verspreiden, zodat de deelnemers het kunnen beoordelen en bereid zijn om vragen te beantwoorden en suggesties te doen.

8.

Geef de presentatie aan uw groep en blijf gefocust op het budget en beantwoord eventuele vragen die tijdens de vergadering kunnen rijzen.