Hoe schrijf je een afwijzingsbrief

Hoewel het nooit gemakkelijk is om een ​​aannemer of bedrijf voor een baan in de steek te laten, is het verstandig om hen op de hoogte te stellen van de situatie. Het schrijven van een brief is een professionele maar niet-confronterende manier van communiceren met het bedrijf. De toon van de brief moet hoffelijk zijn en uitleggen waarom het bod is afgewezen. Houd de relatie vriendschappelijk door een hoop op toekomstige samenwerking aan te geven, ondanks het feit dat deze specifieke situatie niet werkt.

1.

Formatteer de brief met een professionele toon en structuur. Gebruik briefhoofdpapier, plaats de datum bovenaan en vermeld de naam en het adres van de biedende bedrijven. Schrijf een passende begroeting, zoals 'Geachte heer Jones'.

2.

Bedank het bedrijf voor hun bod. Vermeld het project en de datum van het specifieke bod. Als u meerdere projecten gelijktijdig uitvoert, hebben sommige bedrijven mogelijk meerdere biedingen ingediend. Zorg ervoor dat ze het specifieke bod begrijpen dat wordt geweigerd.

3.

Vul de aannemer aan met hun voorstel, werk of reputatie. Vind iets leuks te zeggen over het bedrijf, zodat de brief hoffelijk en positief blijft.

4.

Weigeren het bod. Verklaar de reden voor de afwijzing, zoals de geschatte kosten te hoog was of dat een ander bedrijf meer ervaring had met de details van het project. U kunt ook zeggen of er iets mis was met het bod, waardoor de aannemer kan voorkomen dat hij in de toekomst dezelfde fout maakt. Het biedbedrijf kan bijvoorbeeld meerdere lagen onderaannemers gebruiken, een factor die niet goed voor u werkte.

5.

Sluit de brief door te zeggen dat u uitkijkt naar het mogelijk samenwerken in de toekomst. Het kan een goede zakelijke praktijk zijn om de deur altijd open te houden voor toekomstige kansen; je weet nooit wanneer deze specifieke aannemer perfect is voor een opdracht onderweg.

6.

Beëindig de brief met een goede afsluiting, zoals 'Met vriendelijke groet'. Onderteken de brief om deze officieel te maken, maar ook om een ​​persoonlijk tintje te geven.

Waarschuwing

• Stuur altijd een officiële biedingsweigering in plaats van alleen de aannemer of het bedrijf te bellen. De schriftelijke afwijzing vermijdt elke verwarring mocht de afgewezen partij proberen actie te ondernemen tegen uw bedrijf, met de bewering dat er een contract of een belofte van werk was.