Hoe een inleidende zakelijke brief te schrijven

In de huidige wereld van directe elektronische communicatie, wordt de ouderwetse zakelijke brief vaak over het hoofd gezien. Een goed geschreven verkoopgesprek of introductie gepresenteerd op uw briefhoofd kan opvallen op een bureau, een persoonlijker verband leggen met een potentiële klant en uw boodschap beter overbrengen dan een e-mail waarin de inbox van een drukbezette chef wordt gepropt. Inzicht in de belangrijke elementen van een zakelijke brief kan u helpen betere introducties te maken, uw punt snel en effectief te maken en uw voet tussen de deur te krijgen met een nieuwe klant of klant.

Organiseer uw bericht

De eerste stap bij het schrijven van een brief die u aan een potentiële zakenpartner voorstelt, is het organiseren van wat u in de brief zult opnemen en beslissen in welke volgorde u uw informatie zult presenteren. Denk na over de reden waarom de ontvanger van uw brief deze wil lezen, in plaats van waarom u de ontvanger wilt verzenden. Dit betekent dat u bepaalt welke voordelen uw potentiële klant kan halen uit het werken met u, in plaats van de functies of prijzen van uw product te presenteren. Rangschik de informatie-elementen die u wilt opnemen zodat u weet wat u moet weglaten als uw brief te lang begint te worden. Probeer uw brief te beperken tot één pagina om te voorkomen dat u te veel informatie presenteert.

Opening

Begin met een zin die een sterke invloed heeft en ervoor zorgt dat de lezer de informatie die je voor haar hebt wilt ontdekken. Dit kan het stellen van een vraag zijn die alleen in uw voordeel kan worden beantwoord, zoals: "Wilt u uw verzendkosten met 15 procent verlagen?" U zou kunnen beginnen met een statistiek: "Meer dan 80 procent van de eigenaren van kleine bedrijven betalen ook veel voor verzending om dezelfde reden. "Uw hoofdzin moet aantonen dat er een behoefte of probleem is dat de lezer heeft, die de oplossing die u aanbiedt, zal willen blijven vinden. Houd je openingsparagraaf bij twee of drie korte zinnen die één, algemene opmerking maken, maar geen antwoord geven. Maak niet de fout om een ​​brief te openen over jezelf: "Al meer dan 25 jaar heeft ABC Co. het metrogebied bediend ..."

Presenteer uw voordelen

Nadat u de interesse van uw lezer hebt gewekt door een behoefte of probleem aan te tonen, biedt u een concrete oplossing. Maak het zo specifiek mogelijk aan de situatie van de lezer. Vertel hoe u de oplossing aanbiedt en geef een voorbeeld van een vergelijkbaar bedrijf dat u heeft geholpen. Houd dit gedeelte kort - hoe minder informatie u verstrekt, hoe meer de lezer u moet bellen. Presenteer voldoende informatie om de lezer te overtuigen dat je zijn probleem kunt oplossen, maar kom niet te weten hoe dat moet. Het doel van uw brief is om een ​​verkoopgesprek te genereren waarmee u een meer gedetailleerde presentatie kunt maken.

Oproep tot actie

Werk de tekst van je brief af met een oproep tot actie. Vertel de lezer dat je deze week met hem wilt praten en vertel hem dat je zijn assistent moet bellen om een ​​tijd in te plannen om bij elkaar te komen. Leid de lezer naar uw website en geef uw telefoonnummer op als hij eerder dan later meer informatie wenst. Laat het aan de klant over om contact met u op te nemen "indien geïnteresseerd". Uw brief moet duidelijk maken dat de lezer geïnteresseerd moet zijn en meer informatie moet krijgen.

Voeg een Postscript toe

Beëindig elke inleidende brief met een postscriptiebericht. Dit valt op de pagina op en veel lezers worden er naar toe getrokken voordat ze het hoofdgedeelte van de brief beginnen te lezen. Maak dit geen wegwerplijn, zoals: "Ik kijk ernaar uit om met u te praten." Voeg een stuk informatie toe dat u wilt opvallen, zoals: "Onze bezorgwagens gebruiken GPS-tracking om u 24 uur te geven. 7 toegang tot de locatie van uw bestellingen. "