Fraude-auditchecklists voor autodealers

Door de activa van uw autodealer te monitoren en te controleren, verkleint u de kans dat u geld verliest aan interne fraude. U kunt niet elke fiscale onregelmatigheid voorkomen, maar u kunt misbruik maken van zwakke punten die uw activa kunnen belasten. Vanwege de waarde van uw inventaris en het hoge tempo van uw bedrijf heeft u besturingssystemen nodig die geschikt zijn voor een onderneming met veel werknemers, van wie sommigen met voldoende autonomie werken om oneerlijkheid te verbergen.

Fraude Motivaties

Medewerkers van het dealerschap die stelen van hun werkgever vertonen drie kenmerken die veel voorkomen bij mensen die dit soort interne fraude plegen. Ten eerste voelen ze een behoefte of urgentie - schulden, verslavingen, persoonlijke problemen - die hen dwingt de wet te overtreden. Ten tweede vinden ze een reden om hun gedrag te verklaren of te excuseren. Ten derde zien ze hun fraude als iets dat ze kunnen plegen zonder betrapt te worden. Screening van potentiële werknemers op financiële moeilijkheden, criminele geschiedenis en drugsmisbruik kan u helpen personen te identificeren die mogelijk gemotiveerd zijn om te stelen. Als u een werkplek onderhoudt waarin individuele bijdragen een eerlijke erkenning krijgen en relaties op en neer de managementhiërarchie een hoge prioriteit hebben, minimaliseert u de gevoelens van oneerlijke behandeling of ondergewaardeerde inspanningen die kunnen leiden tot fraudemotivatie.

Scheiding van verantwoordelijkheden

Er kan fraude ontstaan ​​als gevolg van de toegang tot kansen die daar aanleiding toe geven. Als bijvoorbeeld dezelfde personen die uitgaven autoriseren, dealercheques kunnen schrijven en ondertekenen, combineren ze te veel vormen van financiële toegang in hun functieomschrijvingen. Als verkopers opties en extra's kunnen toevoegen - zoals roestwering en extra garantiedekking - zonder dat iemand verifieert dat klanten ermee instemmen, creëert u mogelijkheden voor gevoerde kosten. Zelfs als je er zeker van bent dat je de eerlijkste mensen op deze planeet hebt aangenomen, kan het vervelend zijn om hun fiscale verleiding onmiddellijk onder hun neus te krijgen. Hoe hoger een medewerker in uw hiërarchie staat, des te groter zijn toegang tot items van waarde en des te groter de impact als hij u bedriegt.

Belastingen en loonadministratie

Als u niet aan alle vereiste verkopen voldoet, kunnen federale en loonheffingen uw hele onderneming afsluiten en u blootstellen aan zware wettelijke boetes. Deze overmakingen vertegenwoordigen een eindeloze stroom geld, deels in contanten, die tijdens uw hele operatie loopt. Om deze beide redenen is het belangrijk om deze uitgaven te controleren en te beheersen. Bevestig ook uw loonlijst om ervoor te zorgen dat iedereen die in de boeken is vermeld, voor u werkt. Hoe groter uw operatie, hoe sneller een werknemer een fantoomwerker kan invoegen of zijn eigen werktijden, lonen of voordelen kan wijzigen.

Zorgvuldige boekhouding

Een ontgrendelde voorraadkast of onderdelenafdeling, minimaal toezicht op bedrijfskredietkaarten of chequeboekjes of acceptatie van valse onkostennota's kan leiden tot verliezen. Autodealers bestellen, stockeren, verkopen en leveren zoveel items af dat werknemers weg kunnen knabbelen aan pennen, papier en onderdelen zonder dat de ontbrekende items voor de hand liggend zijn - tenzij u de voorraden bewaart en controleert. Als u uw hele personeelsbestand nodig heeft om jaarlijks vakanties te maken, kunt u bovendien op twee manieren fraude onthullen. Ten eerste kan het plaatsen van een andere werknemer in de zetel van een vakantieganger frauduleuze praktijken met een nieuw paar ogen markeren. Ten tweede hebben vakantiegangers geen toegang tot het materiaal en de bestanden die ze nodig hebben om door te gaan met een voortdurende fraude en kunnen ze deze niet hervatten wanneer ze terugkeren.

Kredietregelingen

Let op bewijs dat uw financieringsafdeling aas speelt en wissel met de kredietscores van klanten. Verkeerd weergeven van goedkeuringen, rentetarieven of andere aspecten van deals en het inpakken van het verschil tussen wat klanten hadden moeten betalen en wat hun facturen werkelijk vermeldden, kan uw winstmarges afzwakken. Als uw tweedehandswagenafdeling zich richt op klanten met minder dan perfect krediet, zal het horen van een financieel manager die hen degradeert naar leningen met een hogere rente niet leiden tot het vermoeden dat zou ontstaan ​​als klanten met hoge kredietscores dezelfde vorm van downgrading zouden ondervinden. Laat uw werknemers uw klanten niet gebruiken om fraude te plegen.