Checklist werknemerbestanden

Een van de belangrijkste functies van de personeelsafdeling is het bijhouden van gegevens, waaronder werkgelegenheidsdossiers, voordelen en veiligheidsbeheersbestanden, trainings- en ontwikkelingsrecords. Het werknemersbestand bevat een verslag van elke tewerkstellingsactie. Werkgelegenheidsdossiers - vaak personeelsdossiers genoemd - vereisen veeleisende, precieze maatregelen om ervoor te zorgen dat de bestanden accuraat, volledig en up-to-date zijn. In veel organisaties zijn er twee soorten werkbestanden. De personeelsafdeling houdt een dossier bij voor elke medewerker. De afdeling onderhoudt ook wat een "supervisor" - of "afdelings" -bestand wordt genoemd. Dit bestand bevat meestal alleen informatie met betrekking tot de aanwezigheid van de medewerker, de uitvoering en contact met noodgevallen.

Bewaring van medewerkersbestand

Het personeelsdossier is vertrouwelijk met toegang die alleen aan bepaalde personen op de personeelsafdeling wordt verleend. Een cruciaal element van de opleiding van personeel is de vertrouwelijkheid van werknemersdossiers en de gevolgen voor elke schending van de vertrouwelijkheid. Volgens de Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission moeten werknemersdossiers gedurende een jaar na de einddatum van de werknemer worden bijgehouden. Verder moeten werknemersrecords met betrekking tot lonen, verdienstenverhogingen, promoties en gerelateerde werkgelegenheidsacties gedurende maximaal drie jaar worden bewaard, in overeenstemming met de Fair Labors Standards Act en de Age Discrimination in Employment Act. Controleer altijd met uw nationale voorschriften met betrekking tot het behoud van arbeidsverleden. De wet van Texas met betrekking tot retentie is bijvoorbeeld vier jaar op het gebied van personeelfraude of schending van de vertrouwelijkheid.

Personeelsbestand Inhoud Personeelszaken

De eerste documenten die in een werknemersbestand worden opgenomen, zijn de aanvraag voor een baan en eventuele opmerkingen over het selectieproces en interviews. Zodra de kandidaat het werkaanbod heeft geaccepteerd, moet zij aantonen in aanmerking te komen voor werk in de VS Afhankelijk van de omstandigheden van de werknemer, kan deze documentatie identificatie omvatten, zoals een geboorteakte, socialezekerheidskaart, rijbewijs, paspoort of werkvisumdocumentatie verkregen van de US Citizenship and Immigration Service.

Documenten met betrekking tot achtergrondonderzoek en ondertekende overeenkomsten betreffende bedrijfsmededelingen en vertrouwelijkheid zijn opgenomen in het werkgelegenheidsdossier. De ondertekende bevestiging voor ontvangst van het handboek maakt ook deel uit van het dossier van de werknemer.

Het werkgelegenheidsdossier moet ook het volgende bevatten: documentatie met betrekking tot disciplinaire maatregelen, lofuitingen, prestatiebeoordelingen, loonsverhogingen, bonussen, opkomst, promoties, demoties, overdrachten en contactinformatie voor noodgevallen.

HIPAA beschermde werknemersbestanden

Een apart werknemersbestand moet toegankelijk zijn voor alleen aangewezen personen op de personeelsafdeling. Dit afzonderlijke bestand bevat alle informatie over medische onderzoeken, selecties voor zorgverzekeringen, verklaringen over invaliditeit en werknemerscompensatie. Volgens de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) is het absoluut noodzakelijk dat alle medische documentatie wordt bijgehouden door de uitkeringssectie. Over het algemeen is het een voordelenbeheerder die is gecertificeerd als de HIPAA-officier die belast is met deze vertrouwelijke gegevens.